3 técnicas for Dummies para priorizar tu portafolio

Y si te digo que podemos darle foco a la compañía para la que trabajamos o para nuestro cliente, con 3 técnicas de Priorización de Portafolio sencillas pero efectivas y que me han funcionado bastante bien en el ámbito de empresas de tecnologías. Pero no lo creas, son tan potentes que de seguro la vas a poder implementar en otros ámbitos no tecnológicos como los son las áreas de gestión humana (Mal llamados Recursos humanos), servicio al cliente y diseños de productos entre otras.

OK pero... antes de entrar en materia, revisemos un poco la realidad en la que vivimos y que esta frase la resume muy bien.

"Si la velocidad de cambio afuera excede la velocidad de cambio interno, el fin está Cerca" Jack Welch.

A partir de esta premisa, podemos inferir que es necesario para muchas empresas encontrar ese punto de inflexión tan necesario para sobrevivir o más bien para lograr adaptarse a este mundo tan volátil e incierto en el que nos encontramos.

Y en ese interés de las empresas de querer conquistar el mercado o tal vez de lograr igualarse a sus competidores, sacan de su manga, tal como lo hace un ilusionista en uno de sus espectáculos, una variedad de productos “Innovadores”, que implementó su competidor o que funcionó muy bien en otro segmento o en otro país,

En ese anhelo de querer sorprender al usuario, con nuevos productos, olvidamos hacernos la pregunta de fondo, ¿Qué impacto tendrán sobre nuestros usuarios? ¿Nos potenciarán como marca? ¿Está alineado con la estrategia de la compañía? ¿Realmente esto es lo que nos pide el mercado actual? ¿Si yo fuera usuario, le vería algún tipo de valor? ¿Por qué a mi competencia le sirve y a mi no?.

Es acá donde la priorización de nuestro portafolio de productos nos ayudará a evaluar el valor de lo que vamos a realizar respecto a lo que deseamos lograr como empresa.

Esto nos dará durante un periodo de tiempo un foco, que les recuerde que al estar trabajando en un entorno complejo y volátil, es necesario evaluar esa estrategia y adaptarnos al cambio, una cosa es tener un roadmap de nuestros productos a través de un año y otra muy diferente tener priorizado una cartera por ese mismo tiempo,

Recordemos por ejemplo que muchas empresas en el 2020 con la pandemia de COVID, tuvieron que cambiar lo que se planeó a Diciembre del 2019.

Y entonces, ¿Cómo priorizamos? Para ello tenemos múltiples técnicas de priorización como:

3 técnicas de priorización de portafolio 

Modelo WSJF

Es un modelo de priorización muy usado en proyectos ágiles para maximizar el beneficio económico en la organización a partir del valor de sus iniciativas, Basado en 2 parámetros como lo son: el Costo de retraso (Cost of delay) y el tamaño de las iniciativas (Job Duration). Entremos en detalle acerca de esta poderosa herramienta.

1. El Costo de retraso (Cost of delay). Abarcamos 3 aspectos importantes en nuestro portafolio.

1. Valor para el usuario: En función de: Impacto de marca en la organización, Ingreso, Egresos, Captación de usuarios.
2. Criticidad en el tiempo: ¿Existe una fecha límite para entregar este productos?. De ser así, ¿Tendremos alguna penalidad? ¿Estaremos incurriendo en temas legales?, y si no sacamos este producto ¿Podremos perder una porción valiosa del mercado?
3. Riesgos/Oportunidad: estarás pensando… “Pero en ocasiones no tenemos todas las respuestas” Puedo conocer el riesgo o la oportunidad, pero a las 2, mmm no lo sé Rick.
   
   Dale, comienza con lo que conoces y si no, estudia un poco más el mercado, pero si tienes una de las dos, cuestiona y pregunta, puedes comenzar con: ¿Podremos habilitar nuevas oportunidades de negocio con esta funcionalidad? ¿De verdad le vemos potencial a esto que estamos haciendo?, o simplemente ¿Qué impacto tiene sobre la marca de la organización el no lanzar el producto?
   
   

2. El tamaño de las iniciativas (Job Duration): Generalmente este factor lo conocemos muy bien, o tendremos algo cercano mediante una estimación a alto nivel, revisemos aspectos como: Tiempo, complejidad, Áreas o personas impactadas, dependencias, conocimientos tecnológicos y de negocio entre otras opciones.

Dicho lo anterior, podremos tomar una decisión sobre qué producto podremos sacar al mercado primero y validar nuestra hipótesis de negocio (Valor).

Matriz Priorización Valor de Negocio VS Dificultad (Urgencia-Oportunidad):

Siendo más gráficos, podríamos plantear una priorización en forma de matriz y facilitar así la toma de decisiones en el portafolio de productos, tendremos en cuenta aspectos como:

1. Valor de la iniciativa en la organización: Por ejemplo; el impacto de marca organizacional sobre los usuarios, aumentar la tracción de nuevos usuarios, disminuir los costos en la operación (Importante para aquellos donde el número de PQRs es alarmante y consume muchos recursos y gastos operativos), Incremento en el número de ventas.

2. Urgencia (Mitigación de riesgos): plantéate las cuestiones necesarias sobre este tema, ¿Qué ocurre si una iniciativa en el portafolio se deja de hacer? ¿Hay factores legales que nos impactan como compañía?

3. Oportunidad: Y si marcamos una tendencia en el mercado actual y somos pioneros por lanzar una nueva iniciativa, ¿Esta funcionalidad abrirá nuevas oportunidades de negocio? ¿Qué tanto potencial le vemos a esta funcionalidad?

Depende de tu gusto y también en ocasiones llevar este tipo de priorización en mi concepto es un poco engorroso si tienes un portafolio mayor a 60 productos.

De seguro has trabajado con esta técnica para crear MVP, pero también la puedes aplicar a una priorización de portafolio, a continuación te la describo.

Modelo MoSCoW

Esta técnica es una de las más sencillas sin embargo tiene cierta complejidad al momento de llegar a un acuerdo entre las partes interesadas del negocio. Depende mucho de su facilitación y generar conciencia sobre a qué estamos dispuestos a renunciar en función del valor que ofrecemos a nuestros usuarios finales.

No todo nuestro portafolio puede quedar en Must (Las obligatorias). A continuación se describen las categorías o la clasificación de la priorización dentro de esta técnica.

Must: Las obligatorias
Should: Deberían estar
Could: Podrían estar
Won’t: No van a estar

Podremos combinar varias técnicas en una y hacer un buen cóctel que nos proporcionará una ventaja competitiva.

Y adicional podremos potenciar los modelos anteriores con preguntas poderosas, como por ejemplo:

              - ¿Tendremos algún tipo de incumplimiento con la                         legislación Colombiana si no lo hacemos?
               - ¿Cuál será el impacto económico en la                                              organización?
               -¿Esto afectaría a la competencia?

¿Cuáles son los beneficios de priorizar nuestro portafolio?

1. Validación de hipótesis de valor en un tiempo menor
2. Mayor efectividad en nuestros equipos y entorno
3. Desarrollo sostenible dentro de la organización
4. Nos dará un norte y una claridad hacia dónde queremos llegar.

No te olvides de estas tres herramientas tan potentes de priorización del portafolio de productos; la WSJF, la Matriz Priorización Valor de Negocio VS Dificultad y MoSCoW te ayudarán a evitar un dolor de cabeza en la organización donde estés, evita el efecto enjambre que tanto nubla la visión de los equipos por trabajar en tantas iniciativas a la vez y que solo causan problemas.

Pero sobre todo recuerda que más allá de que técnicas podemos usar en nuestro día a día, es hacia donde queremos llegar, qué queremos lograr con lo que nos planteamos y cómo podemos mejorar la vida de nuestros usuarios en función del valor que ofrecemos como Compañía.