4 prácticas que hacen que el modelo kanban sea un éxito

Kanban es un método muy fácil de utilizar y tiene múltiples beneficios tanto para las empresas como para las personas. que lo utilizan en sus labores.

A continuación hablaremos de 4 prácticas que haces que el método Kanban sea exitoso.

Hacer visible lo invisible

A diferencia de la industria de la manufactura, la industria de los servicios se basa en materia prima y entregables intangibles. Para hacer visible lo invisible, el método Kanban utiliza dos elementos claves: el tablero y las tarjetas Kanban.

El tablero Kanban es un gran lienzo en blanco con posibilidades ilimitadas, que se puede personalizar de acuerdo con la cultura de trabajo, las necesidades del proyecto y otros factores. Es un lienzo que está al servicio nuestro y que poco a poco se irá convirtiendo en una herramienta poderosa para lograr nuestros objetivos.

Entre las ventajas del uso de un tablero Kanban están:

• Permite visualizar todas las tareas y elementos del trabajo en un mismo punto.
• Fomenta el trabajo colaborativo.
• Reduce la sensación de caos.
• Ayuda a disminuir la cantidad de reuniones de seguimiento.

Cuando tenemos al frente un lienzo en blanco, quizás nuestra mente también se queda en blanco, por lo que, aunque no existen restricciones para el diseño del tablero sí existen algunos tipos de tableros ya pre-establecidos de acuerdo con el enfoque del trabajo y que puedes usar como guía para iniciar a diseñar el tuyo.

Tablero Kanban básico:

• En este tipo de tablero, las tarjetas Kanban representan tareas o actividades que fluyen a través de tres estados: “Por hacer”, “En progreso” y “Hecho”, representados en columnas dentro del tablero. Es un tablero que sirve para organizar nuestras labores del día a día, ya sea a nivel personal o de equipo.

Tablero Kanban para un flujo de trabajo:

En este tablero, las columnas representan los pasos de un proceso o flujo de trabajo y las tarjetas los elementos, tales como pedidos, facturas, órdenes, tickets, casos de soporte, entre otros, que se van transformando a medida que van avanzando por las etapas porque se realiza alguna acción sobre éstos.

Tablero Kanban para el desarrollo de un producto:

Si en lo que estás trabajando es en el desarrollo de un producto, ya sea de Software o de otro tipo, este tablero es ideal. Las tarjetas representan las historias de usuario, requerimientos o diferentes características o funcionalidades que debe cumplir nuestro producto y las columnas representan los estados “Por hacer”, “Desarrollo”, “Pruebas” y “Hecho”.

Para diseñar un tablero Kanban ten en cuenta las siguientes premisas:

• El tablero Kanban es la representación gráfica de un flujo de trabajo, que va siempre de izquierda a derecha. Las tarjetas Kanban, sin importar que representan, deben siempre avanzar en ese sentido y no devolverse.
  
  
• Independientemente de lo que representan las tarjetas Kanban, éstas deben estar escritas de forma concreta, con un lenguaje sencillo y entendible por todo el equipo, que no dé lugar a suposiciones o malos entendidos.
  
  
• Una de las principales funciones del tablero Kanban es lograr que el equipo pueda tener una visión de todo el panorama completo, por lo que al tablero se le deben incluir elementos, que por más obvios que puedan parecer, deben quedar de forma explícita y estar visibles en todo momento tales como:
  
  
• El objetivo final o el “para qué” hacemos lo que estamos haciendo.
• Los valores, las políticas y las reglas de juego que ha definido el equipo.
• Una reseña de los integrantes del equipo de trabajo.
  
  
• Cuando una tarjeta ingresa al flujo, debe tener un único responsable en cada etapa o estado. Una tarjeta no puede quedar sin responsable en ningún momento.
  
  
• Los colores son nuestros aliados para clasificar de forma visual las tarjetas, ya sea por tipo de actividad, por responsable, por criticidad, entre otros. Las convenciones son definidas por el equipo y deben quedar visibles en el mismo tablero.
  
  
• Toma de base los pilares fundamentales del método Kanban para vencer el miedo de iniciar: que el ahora sea el punto de partida, que la evolución sea una constante y que la ideas e innovación nazcan de todos los participantes. La implementación de un tablero Kanban es un proceso de reflexión y adaptación.
  
  
  

Limitar el trabajo en progreso

El concepto trabajo en progreso o WIP por sus siglas en inglés: Work in Progress, se refiere a los elementos de trabajo representados por las tarjetas Kanban que ingresaron al flujo y no han salido aún. Son tareas sin terminar. La cantidad de trabajo en progreso es inversamente proporcional a la eficiencia del sistema. Entre más trabajo en progreso, más inversión y menos entrega.

El tablero Kanban permite observar la cantidad de trabajo en progreso de manera muy sencilla. Pero no solo basta con observar, hay que generar límites en cada columna de acuerdo con la capacidad actual para optimizar el sistema y no llegar a un colapso.

La acción de respetar los límites definidos reemplaza el sistema “push” (empujar) con el sistema “pull” (Jalar), en el cual los nuevos elementos de trabajo no son iniciados hasta que el trabajo anterior haya sido completado o en raras ocasiones cancelado, liberando así la capacidad para su atención. El método Kanban permite de forma sencilla, observar, limitar y optimizar la cantidad de trabajo en progreso (WIP).

Lograr un flujo continuo y constante

Limitar el trabajo en progreso es vital, sin embargo, si no hay alguna acción o cambio en pro de lograr un flujo continuo o constante, podríamos fallar en el cumplimiento de las expectativas de tiempos de entrega.

Cuando un elemento de trabajo se queda por mucho tiempo en una columna genera un costo por su retraso y, a su vez, por el de los elementos de trabajo que bloquea al no avanzar por el flujo.

Sin prisa pero sin pausa es una de las premisas del método kanban, ya que permite identificar fácilmente los problemas de capacidad y los cuellos de botella en los que el flujo se ve limitado o bloqueado por algunas situaciones particulares. Esto permite una gestión oportuna, logrando así minimizar los tiempos de entrega y la generación de procesos predecibles.

El método Kanban promueve la mejora del proceso y la búsqueda de soluciones por parte del equipo de trabajo, para evitar que las actividades queden inmóviles por mucho tiempo en una etapa e ir acortando los plazos de entrega en cada una de éstas.

Algunas acciones que pueden ayudar a esto son:

• Definir y respetar los requisitos que se deben cumplir para que una tarjeta pueda ingresar al flujo minimizando así el riesgo de que se bloquee en algún paso.
  
  
• Definir y respetar los requisitos que se deben cumplir para que una tarjeta Kanban pueda avanzar a la siguiente columna evitando así que se bloquee en un paso posterior por estar incompleta.
  
  
• Fomentar el trabajo colaborativo para apoyar en la gestión de impedimentos y obstáculos que eviten el avance de una o más actividades.
  
  
• Generar espacios para identificar desperdicios que lleven a tiempos de espera innecesarios y acciones para eliminarlos. No siempre la solución para generar un flujo continuo y constante es incrementar la capacidad.
  
  
• Clasificar los elementos de trabajo y realizar una priorización en equipo que ayude a enfocarse en la generación de valor para el cliente y la calidad en las entregas.
  
  

Reflexionar, experimentar y adaptar para evolucionar

En un entorno complejo como el que vivimos, evolucionamos o nos extinguimos.

El método Kanban facilita la reflexión, experimentación y adaptación para estimular que los cambios ocurran dentro del sistema llevando así a una evolución del mismo fomentando la mejora continua.

Los tres principios anteriores: hacer visible lo invisible, limitar el trabajo en progreso y lograr un flujo continuo y constante, solo se logran si se le ofrece al equipo un entorno de confianza que le permita cuestionar y generar ideas por medio de la reflexión, experimentación y adaptación.

Aquel lienzo en blanco con el que iniciamos, irá evolucionando y convirtiéndose en una herramienta propia y poderosa que lleve al equipo a lograr mejores resultados, a mantener el rumbo y a disfrutar día a día del camino.

Gracias al modelo kanban, que hace parte de las metodologías ágiles, el equipo se puede enfocar en la entrega continua de valor para satisfacer a nuestros clientes, haciendo que todo lo que hagamos realmente valga la pena.