6 pasos para identificar si un proceso se puede automatizar con RPA

Javier Mesa Losada
5 de diciembre de 2018
3 min. de lectura
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La Automatización Robotica de Procesos (RPA), es una nueva forma de automatización de servicios de negocio que está orientada a la disminución de la intervención humana, especialmente en tareas repetitivas y basadas en reglas de negocio. RPA introduce el término de “trabajadores digitales”, los cuales ayudan a mejorar la eficiencia operativa, a reducir costos y desarrollar nuevas fuentes de ingresos para las empresas.

A continuación mencionaremos algunas características que nos ayudarán a decidir si un proceso de negocio en nuestra compañía puede automatizarse con RPA.

1. Alta predictibilidad

El proceso está descrito, documentado y sus reglas de negocio no son ambiguas, lo cual permite que la ejecución del flujo de trabajo que implementa sea invariante. En ese sentido, la automatización con RPA es la más adecuada para los procesos de negocio que son altamente repetitivos y que ocurren siempre de la misma manera.

2. Carga de trabajo manual significativa

Los procesos con gran carga de trabajo manual y baja automatización presentan mayores beneficios con la implementación de  RPA. Cuando una empresa depende completamente de sus colaboradores, esta carga de trabajo solo se puede abordar cuando estos están presentes en la compañía. En comparación, RPA es la herramienta más eficiente y productiva para abordar estas tareas de alto volumen porque los robots pueden trabajar las veinticuatro (24) horas, los siete (7) días de la semana.

En lugar de limitarse a trabajar en un determinado momento del día o de la semana, los robots de RPA pueden abordar las actividades de forma rápida y precisa incluso cuando los empleados están fuera de la oficina.

3. Excepciones limitadas

Los procesos simples con excepciones menores en su ejecución, son excelentes candidatos para empezar la automatización con RPA. Una vez dominado el camino, se pueden incluir procesos más complejos o propensos a errores.

RPA es capaz de automatizar procesos tan simples como una actividad de copiar y pegar, o escribir para aquellos tan complejos como la detección de fraudes o cuentas por pagar.

La complejidad de un proceso se puede definir por la cantidad de aplicaciones/sistemas, la frecuencia de la intervención humana o la cantidad de pasos necesarios para ejecutar la tarea.

4. Transacciones de alto volumen/valor

No es necesario que un proceso sea de alto volumen transaccional para ser candidato a ser automatizado; basta con que tenga un alto consumo de recursos, que tome mucho tiempo de procesamiento o que tenga una relación de alto costo/impacto por cada error que se presenta en la ejecución.

5.  Propensión a errores y re-trabajo

El factor de procesamiento manual resulta en un gran número de errores; por ejemplo la poca frecuencia de la actividad, la complejidad de las tareas o la flexibilidad de la fuerza laboral.

6. Múltiples sistemas utilizados

En los flujos de los procesos de negocio se ven involucrados diferentes sistemas informáticos de la compañía o de terceros. RPA facilita estas comunicaciones no solo utilizando interfaces gráficas de usuario sino también por medio de otras interfaces como APIs o servicios web, lo que ayuda a un mejor uso de los recursos informáticos de las compañías.

Entre los procesos de negocio más comunes que podemos encontrar para la automatización con RPA, están los procesos de Gestión de Cartera y Facturación. En estos vemos actividades como abrir e-mail y documentos adjuntos, registros en sitios web o aplicaciones con ERPs o CRMs, conciliar archivos de Excel, llenar formularios, entre otras.

Con lo anterior podemos determinar que muchos de los procesos de negocio en  las compañías de cualquier sector económico, son candidatos a la automatización con RPA.  Solo es necesario que se realice primero un análisis para determinar donde la automatización generará mayor valor e impacto. Luego realizar con la ayuda de una consultora especializada en RPA, la prueba de valor (POV), la cual consiste en la automatización de algunas tareas del proceso con el fin de analizar y cuantificar los resultados.

Referencias 

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