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Por Juan Pablo Ramírez   -   24  de abril de 2019

7 preguntas para pensar en gestionar procesos con BPM

Alexánder Chaparro
31 de enero de 2019
3 min. de lectura
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Los servicios de negocio que prestan todas las empresas tienen implícito un conjunto de procesos que determinan las actividades, los actores y las tareas que intervienen de manera lógica y estructurada en la prestación de los mismos.

Sin embargo, dichos procesos no siempre se encuentran bien documentados, no son claros para la organización, no son eficientes en términos del tiempo ni costo, que requieren para su ejecución, y no satisfacen adecuadamente las necesidades de los clientes para los cuales están dirigidos.

En las organizaciones, los procesos de negocio regularmente tienen un dueño, responsable de garantizar que el proceso se ejecute sin problemas de principio a fin, asegurando que tenga una misión y un objetivo de negocio.

En términos generales, los procesos de negocios pueden agruparse en tres tipos:

  • Procesos operacionales: constituyen el negocio principal y crean el flujo de valor primario, por ejemplo, tomar pedidos de los clientes, abrir una cuenta bancaria o fabricar un componente.
  • Procesos de gestión: supervisan los procesos operativos, incluido el gobierno corporativo, la supervisión presupuestaria y la supervisión de los empleados.
  • Procesos de soporte: respaldan los procedimientos operativos centrales, por ejemplo, contabilidad, recursos humanos, call center y soporte técnico.

La gestión por procesos de negocio o BPM de sus siglas en inglés, es un enfoque técnico y metodológico que busca mejorar la eficiencia de los procesos que tiene una empresa usando un modelo de mejora continua: 

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La promesa de valor que BPM le hace a las organización es que a través de su adopción e implementación, se lograrán mejoras cuantificables en la manera  cómo se prestan los servicios de negocio y, por ende, en un impacto positivo en la experiencia de los clientes.

Sin embargo, en ocasiones surge la pregunta: ¿Cómo saber si debo implementar BPM en mi empresa? Pues bien, a continuación le presentamos siete preguntas que le ayudarán a pensar si su compañía necesita gestionar procesos con BPM. 

1. ¿Existe la necesidad de controlar y medir los procesos de la empresa?         

No se tiene visibilidad sobre el trabajo en curso y no hay medición sobre la eficiencia de los procesos.

2. ¿Necesita mejorar la experiencia y satisfacción del cliente?

La percepción del cliente frente al producto o servicio no cumple sus expectativas. Se evidencia aumento de quejas y reclamos.

3. ¿Existe la necesidad de generar cohesión entre las áreas de su empresa?

Las actividades en las que participan varias áreas y/o organizaciones se atascan, causando problemas, retrasos y mal servicio

4. ¿Los procesos de su organización funcionan diferente a como están definidos?

Se  está trabajando con los procesos diferente a lo definido, debido a que no se  comunicó, no se comprendió o el proceso se torna complejo; en consecuencia la información se pierde o tiene mala calidad.

5. ¿Necesita equilibrio en la asignación de trabajo?

La carga de trabajo es desigual, lo que genera que aparezcan cuellos de botella que repercuten negativamente en la eficiencia del proceso

6. ¿Existe la necesidad de estandarizar y unificar la documentación generada en sus procesos?

En la ejecución de las diferentes actividades se utilizan documentos que no generan valor al negocio ó ausencia de documentación

7. ¿Requiere la implementación de nuevas estrategias de negocio para su empresa?  

Con la estructura actual de proceso no le permite expandirse a nuevos negocios u oportunidades.

Reflexión sobre la gestión por procesos

Tenga en cuenta que la gestión por procesos puede o no llevarlo a la necesidad implementar automatizaciones tecnológicas; sin embargo, en muchas ocasiones basta con eliminar tareas duplicadas o innecesarias en un proceso de negocio para mejorar su rendimiento.

Recuerde también que a largo plazo la gestión por procesos lo puede llevar a obtener los siguientes beneficios:

  • Incremento de Productividad. 
  • Retorno a la inversión. 
  • Mejora la eficiencia, ejecutando el proceso de la mejor manera con menos recursos.
  • Mejora la eficacia, con procesos más controlados se podrá lograr en mayor medida el cumplimiento de los objetivos estratégicos o de negocio.
  • Reducción del error humano a partir de la sistematización de los procesos.

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