Los servicios de negocio que prestan todas las empresas tienen implícito un conjunto de procesos que determinan las actividades, los actores y las tareas que intervienen de manera lógica y estructurada en la prestación de los mismos.
Sin embargo, dichos procesos no siempre se encuentran bien documentados, no son claros para la organización, no son eficientes en términos del tiempo ni costo, que requieren para su ejecución, y no satisfacen adecuadamente las necesidades de los clientes para los cuales están dirigidos.
En las organizaciones, los procesos de negocio regularmente tienen un dueño, responsable de garantizar que el proceso se ejecute sin problemas de principio a fin, asegurando que tenga una misión y un objetivo de negocio.
En términos generales, los procesos de negocios pueden agruparse en tres tipos:
La gestión por procesos de negocio o BPM de sus siglas en inglés, es un enfoque técnico y metodológico que busca mejorar la eficiencia de los procesos que tiene una empresa usando un modelo de mejora continua:
La promesa de valor que BPM le hace a las organización es que a través de su adopción e implementación, se lograrán mejoras cuantificables en la manera cómo se prestan los servicios de negocio y, por ende, en un impacto positivo en la experiencia de los clientes.
Sin embargo, en ocasiones surge la pregunta: ¿Cómo saber si debo implementar BPM en mi empresa? Pues bien, a continuación le presentamos siete preguntas que le ayudarán a pensar si su compañía necesita gestionar procesos con BPM.
No se tiene visibilidad sobre el trabajo en curso y no hay medición sobre la eficiencia de los procesos.
La percepción del cliente frente al producto o servicio no cumple sus expectativas. Se evidencia aumento de quejas y reclamos.
Las actividades en las que participan varias áreas y/o organizaciones se atascan, causando problemas, retrasos y mal servicio
Se está trabajando con los procesos diferente a lo definido, debido a que no se comunicó, no se comprendió o el proceso se torna complejo; en consecuencia la información se pierde o tiene mala calidad.
La carga de trabajo es desigual, lo que genera que aparezcan cuellos de botella que repercuten negativamente en la eficiencia del proceso
En la ejecución de las diferentes actividades se utilizan documentos que no generan valor al negocio ó ausencia de documentación
Con la estructura actual de proceso no le permite expandirse a nuevos negocios u oportunidades.
Tenga en cuenta que la gestión por procesos puede o no llevarlo a la necesidad implementar automatizaciones tecnológicas; sin embargo, en muchas ocasiones basta con eliminar tareas duplicadas o innecesarias en un proceso de negocio para mejorar su rendimiento.
Recuerde también que a largo plazo la gestión por procesos lo puede llevar a obtener los siguientes beneficios:
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