¿Cómo comerte un elefante? Aprende a aplicar el método Kanban

¿Te has sentido bloqueado en algunos momentos porque con tanta cosa no sabes por dónde empezar? ¿Has sentido que pasa el día y que a pesar de que hiciste mucho al final parece que no hiciste nada?

Esos sentimientos de frustración son más normales de lo que creemos. Tenemos tantas cosas que hacer a la vez que no logramos organizarnos y sentimos que hacemos y hacemos y no vemos los resultados.

Generalmente le echamos la culpa al tiempo, las horas del día no alcanzan; sin embargo, la realidad es que estamos tratando de comernos un elefante de un solo bocado, lo cual resulta imposible.

Por eso te voy a mostrar cómo con un tablero Kanban y 3 pasos sencillos podrás comerte cualquier elefante así:

¿Qué es Kanban?

Como su nombre lo indica, esta técnica consiste en un tablero y unas tarjetas (Kanban en japonés significa tarjetas visuales). Puedes utilizar un tablero físico, para lo cual solo necesitas un espacio enmarcado (tablero, corcho, cartulina) y unos post-its o papeles adhesivos que serán tus tarjetas Kanban. O si eres más de la línea virtual, existen herramientas web o aplicaciones muy buenas que puedes encontrar en internet.

¿Cómo implementar Kanban?

Primer paso: Escoge el elefante que te vas a comer

Si estás trabajando en equipo ¿Qué pasaría si cada miembro del equipo se empieza a comer un elefante diferente? Trabajar con un propósito compartido es una de nuestras grandes premisas en Pragma. Y es que trabajar con propósito hace la diferencia. Por ello en nuestra Guía de Supervivencia declaramos que nuestro propósito es transformar empresas para mejorar la vida de la gente.

Ahora, el primer paso consiste en garantizar que el equipo tenga, conozca y comparta el objetivo a alcanzar. Asegúrate que todos los del equipo se van a comer el mismo el elefante entre todos y que es el elefante que se quieren comer todos. Para esto puedes evaluar cómo se hace en el mundo del ciclismo: ejemplo de trabajo en equipo y OKR.

Para efectos de esta entrada, definiremos que el elefante que se quiere comer una familia es: "Estar viviendo el próximo año en un apartamento más grande del que estamos viviendo actualmente". Es un objetivo compartido por toda la familia que en este caso se comporta como un equipo.

Segundo paso: Parte el elefante en pedazos

Es común escuchar en Pragma que para comerse un elefante, éste se debe partir en pedazos pequeños. Entre más pequeños sean los pedazos, será más fácil de digerir y aquí es cuando hacemos uso de las tarjetas Kanban. En cada tarjeta se escribe una actividad o tarea que se requiera hacer para lograr el objetivo definido.

La identificación de las tareas se debe hacer en equipo y es normal que al comienzo las tareas resulten generales. Al principio partiremos el elefante en pedazos grandes que luego iremos partiendo a su vez en pedazos más pequeños. Esto es lo que conocemos como refinar.

En este punto lo más importante es lograr visualizar todo lo que tiene que hacer el equipo para lograr su objetivo y tener un punto de partida para avanzar. Es muy importante que las personas que hacen parte del equipo tengan inteligencia emocional, sean transparentes y, teniendo en cuenta las claves para formar un equipo de alto desempeño, contribuyan para que haya un ambiente de trabajo tranquilo.

Siguiendo con nuestro ejemplo, algunas tareas que podemos identificar son: "Buscar el apartamento", "Comprar el apartamento", "Hacer el trasteo".

Teniendo estas tareas macros, aún los pedazos del elefante resultan muy grandes, sin embargo ya nos resulta más fácil priorizar. Es imposible hacer el trasteo si no has comprado el apartamento, y tampoco puedes comprar el apartamento si no has encontrado el de tus sueños.

Esto nos ayuda a focalizar el esfuerzo en aquello que ya podemos ir haciendo sin distraernos con lo que aún no podamos hacer y sin perder el rumbo.

En nuestro caso citado, para buscar el apartamento se requiere resolver algunos temas y realizar algunas tareas individuales, que se pueden repartir en el equipo. El reto es lograr que cada tarjeta Kanban represente una y solo una tarea que nos lleve al logro de nuestro objetivo en común.

Sabemos que lo primero es “buscar el apartamento” y para esto podemos identificar ciertas tareas así: "Definir si vamos a comprar o arrendar el nuevo apartamento", "Seleccionar los posibles sectores de la ciudad que nos interesan", "Definir el presupuesto que estamos dispuestos a invertir", "Definir requerimientos mínimos que debe tener el apartamento", "Conseguir una revista inmobiliaria", "Identificar páginas web de finca raíz", "Hacer un listado inicial de apartamentos por conocer".

Tercer paso: Come y saborea el elefante

Recuerda que más allá de lograr comerse todo el elefante, deben saborearlo bocado a bocado. Si esto no pasa, se pueden hartar en el intento y claudicar. Las mayores satisfacciones y las mejores experiencias se obtienen en el camino. Disfrútalo.

Al comer necesitamos un plato que en este caso es el tablero. Debes dividirlo en mínimo 3 columnas: pendientes, en proceso, terminadas. Si es la primera vez que utilizas la técnica, te recomiendo solo usar éstas tres columnas.

A medida que vayan usándolo pueden surgir ideas de columnas adicionales. Todo es válido siempre y cuando no pierdan la simplicidad de la técnica y el foco de lo que quieren obtener.

Coloca todas las tarjetas en la columna de "pendientes". Puedes dividir esa columna para que en un sector coloques aquellas tareas generales que surgieron en el primer paso, es decir, aquellos pedazos grandes del elefante que aún no se han partido en pedazos más pequeños. Esto nos ayuda a tener siempre a la mano el panorama general.

En el otro sector, puedes colocar las tareas listas para ser ejecutadas. Estas tareas deben estar definidas en un lenguaje sencillo, que todos entiendan, que sea fácil de determinar cuándo se puede dar por terminada. Una vez servido el elefante, empezamos a comer.

Cada tarea representa un pedazo del elefante a comer. Cada integrante del equipo escoge qué pedazo se va a comer a continuación. Es aconsejable comerse un pedazo a la vez, no sea que alguno se atragante. Las tareas seleccionadas se pasan a la columna “En proceso”, se le asigna el responsable y se da una fecha de compromiso de entrega.

Cuando el responsable de una actividad la termina, valida que todos estén de acuerdo con el resultado y la pasa a la columna “Terminadas”.

Si una actividad que está en proceso tiene algún impedimento que la bloquea, se puede devolver a “Pendientes” o si descubren que ese pedazo del elefante está muy grande se puede dividir y devolver algunos pedazos a “Pendientes”.

Ventajas de implementar un tablero Kanban

• Es fácil de usar.
• Es flexible, lo puedes personalizar de acuerdo con tu forma de ser, las necesidades el proyecto y otros factores.
• Ayuda a mapear todo el panorama completo en un solo punto para no perder el rumbo.
• Focaliza el esfuerzo en lo que se puede hacer rápidamente para generar valor de forma continua.
• Genera participación activa del equipo y más compromiso.
• Minimiza re-procesos.
• Incrementa la productividad del equipo.
• Elimina la sensación de caos.
• Reduce las reuniones y hace más eficiente los dailys.
• Permite tomar decisiones de forma inmediata.
• Promueve la asimetría del conocimiento.
• Ayuda a predecir más fácil bloqueos para resolverlos pro-activamente.

Para mi, la principal ventaja del tablero Kanban es el incremento de las endorfinas que se produce cada vez que se logra mover una tarjeta a la columna “Terminadas”, sobre todo, si el tablero es físico.

No dudes en experimentarlo para entender esa sensación de satisfacción y descubrirás que con esta técnica, te resultará mucho más fácil comerte un elefante entero, sin importar el tamaño del mismo.