No hay trabajo distribuido sin cultura organizacional

No se trata de hacer solamente una inversión muy grande en infraestructura tecnológica. Si no hay gestión del cambio en la cultura organizacional, sobrevivir a una emergencia en trabajo remoto no es posible. En Pragma hubo 5 claves para que nuestros clientes pudieran seguir sintiendo que #desdecasasomosPragma

En estas épocas en las que se dice que lo que “no se mide no se puede cambiar” no hubo ningún estudio, ninguna literatura, ninguna clase de métrica o predicción (salvo las distopías que planteaban algunos líderes de opinión que no pasaron de ser en su momento elucubraciones fascinantes como la de Bill Gates) que nos dijera que una partícula que mide la diezmilésima parte de un milímetro nos obligaría a la mayoría del planeta a confinarnos en nuestros hogares, con las repercusiones obvias que tiene para la vida humana, su cultura y su economía.

Lo que sí es claro en estos momentos, es que esa realidad tecnológica de nuestro mundo, esa transformación digital que se convirtió en muchas organizaciones en una muletilla, permitió que muchas compañías, sobre todo las basadas en servicio, pudieran seguir atendiendo a sus clientes o manteniendo de alguna manera su operación.

Y que muchas otras, viendo a sus competidores subsistir o atendiendo a la necesidad de no quedarse de brazos cruzados, están tomando decisiones en tanto infraestructura, capacitación e inversión que les permitan solventar esta crisis.

Sin embargo, lo que para la mayoría tiene que ver con lenguaje de servidores, inversión tecnológica  y soporte, para Pragma, una compañía de eminente matriz tecnológica, ha tenido que ver también con valores y creencias humanas.

Y es que la existencia de una convicción interna por obtener objetivos grandiosos y un compromiso individual con la posibilidad de mejorar la vida de las personas, han posibilitado que continuemos con nuestra operación, a pesar de no poder ir a nuestra sede, y más allá de la infraestructura o nuestras máquinas.

¿Y cómo se ha logrado esa convicción y ese compromiso hagan parte de una cultura organizacional? Tienen que ver con mucho de la filosofía que trae la industria a la que pertenecemos, en la que todos tienen una responsabilidad en el trabajo final. Pero también con las particularidades que tenemos los Pragmáticos, que desde la misma selección, ya  se nos identifica esa disposición a un estilo de trabajo que compromete al individuo con su responsabilidad por ser parte importante de un todo.

Por lo anterior, y a la luz de una nueva realidad que nos trae esta coyuntura histórica de la humanidad, identificamos 5 aspectos claves que una organización puede intervenir en su cultura organizacional para instaurar el trabajo remoto como una práctica real y productiva, tanto para la cotidianidad laboral como para sobrevivir en contingencias como las actuales.

Claves de cultura organizacional para el trabajo distribuido

Construya una identidad de grupo

Parece una simpleza pero tiene una carga simbólica importantísima. En el caso concreto de Pragma, el sabernos como pragmáticos nos obliga a entender que mi trabajo es esencial no solo para mí, sino para que funcione el de los demás. 

Cuando hay espíritu de cuerpo (como el de los Marines, como el de los bomberos, como el de Pragma) se sabe que el trabajo individual bien hecho, garantiza el buen proceso colectivo (pregúntenle a Toyota, que evita revisiones finales comprometiendo a cada individuo con su parte del proceso). 

Para un pragmático no es importante el lugar donde trabaje tanto como su responsabilidad individual porque de ella dependen todos los demás. Esa identidad nos ha permitido todos los días trabajar, conversar y construir soluciones desde distintos puntos del país y el mundo, desde mucho antes de la pandemia. Sabernos pragmáticos, nos quita las fronteras.

Enfóquese en los objetivos

Cuando hay una meta clara, puede haber un método de trabajo claro. Y eso implica compromisos, fechas y entregables. Dados estos parámetros, cualquier proyecto puede ser exitoso sin importar dónde elaboren sus tareas los miembros de un equipo, pues concentra su esfuerzo en el cumplimiento del objetivo.

Si un equipo está cohesionado a partir de una identidad de grupo y tiene los objetivos y tareas claras, ya se tiene el punto de partida para desarrollar actividades sin importar si éstas son desde trabajo remoto o no.

Propicie escenarios de trabajo distribuido

Las compañías que en estos momentos están funcionando, lo han logrado porque culturalmente ya habían dado pasos para trabajar remoto. Las concesiones a mamás con niños pequeños, las realidades de personas que deben estudiar, los compromisos de los compañeros de equipo que los pone fuera de la oficina, han permitido que ciertos hábitos relacionados con el trabajo distribuido tuvieran ya sus primeras semillas.

En el caso concreto de Pragma, la flexibilidad que se tiene con los miembros de los equipos para que desarrollen sus tareas donde les plazca, toda vez que se cumplan los tiempos y el objetivo, ha permitido que los pragmáticos escojan tareas, clasifiquen actividades y puedan discernir qué pueden hacer en la oficina y qué pueden hacer desde otro lugar, manejando mejor su tiempo y propiciando otros escenarios de crecimiento laboral.

Comience entonces con algunos proyectos de su compañía para desarrollar con el equipo trabajando remoto. Paulatinamente, cuando menos lo piense, se convertirá en su día a día.

También puede comenzar otorgando una tarde a la semana para que algún miembro del equipo, ya sea por turnos, o todos trabajen desde casa. La idea, normalizar la idea de trabajar fuera de la oficina.

Descentralice el trabajo de escritorio

Las reuniones o estar sentado en el escritorio simbolizan, erróneamente, el “estar trabajando”. Cuánto trabajo se desarrolla en una conversación de café, cuántas ideas no salen dibujando en un papel frente a un compañero, cuántos negocios no se han propiciado trabajando en un café fuera de la oficina.

Si en su compañía se propician otros escenarios de trabajo, seguramente con el tiempo no va a tener que ver a sus compañeros sentados en el escritorio o en una reunión para sentirse productivo.

De las reuniones interminables a los meetings ágiles

Uno de los miedos de las personas, sobre todo en posiciones de liderazgo, y que deviene de los símbolos del escritorio y la sala de juntas, es sentir que pierden el control del equipo o que realmente no se está trabajando. Para eso, hay algo que en Pragma practicamos en todos los proyectos desde siempre, y que se puede convertir en una best practice para sentir control desde el teletrabajo: los dailys. 

Todos los días, media hora, al comienzo del día y/o al final, conéctese con su equipo, pida avances, determine fechas de entrega, evalúe dificultades y establezca retos.

Esa constancia, en pocos minutos, le permitirá definir su agenda de trabajo sin depender de reuniones interminables, y poder confiar con que su equipo está comprometido con sus responsabilidades.