Cómo implementar una Comunidad de Práctica en mi empresa

Las comunidades de práctica son un concepto que va en crecimiento entre las empresas que comprenden la importancia del aprendizaje y la gestión del conocimiento para el fortalecimiento de las capacidades de sus equipos.

Una comunidad de práctica son “grupos de personas que se reúnen con el fin de compartir ideas, encontrar soluciones e innovar, uniendo sus esfuerzos para el desarrollo continuo de un área de conocimiento especializado” (1). Estos grupos colaboran y aprenden entre sí, de manera presencial o virtual, compartiendo experiencias, conocimientos y nuevas prácticas sobre un tema o disciplina específicos.

Dentro de una organización son valiosas ya que permiten que sus miembros puedan tener una formación continúa, intercambiando novedades y opiniones que permiten ampliar los enfoques en los proyectos. Además, las comunidades de práctica permiten reforzar la relación entre los miembros de una organización facilitar los flujos de información entre los equipos.

Pero lo más importante de una comunidad de práctica es que se espera genere nuevos e innovadores conocimientos, partiendo de la reflexión para avanzar hacia nuevos conceptos.

Pasos para crear una Comunidad de Práctica

En momentos donde el trabajo distribuido está cobrando fuerza en las organizaciones, una comunidad de práctica es una de las mejores herramientas para crear cohesión entre diferentes miembros de una organización y conectarlos con el objetivo de la empresa.

De esta manera se crean equipos multidisciplinarios que llegan a fortalecer la cultura organizacional y dan valor agregado a los participantes quienes los ven como una oportunidad de crecimiento. 

Ahora, ¿cómo pueden implementar las empresas una comunidad de práctica? Si bien cada organización marcará su propia ruta acorde a sus objetivos y estructura, hay ciertos puntos que debe tener en cuenta:

Verificar las comunidades existentes

Toda empresa tiene comunidades que pueden pasar desapercibidas, así que el primer paso es examinar los gustos comunes que compartan algunos miembros de la organización y si esto los ha llevado o no a reunirse de alguna manera.

De esta forma no se parte de cero, sino que se puede determinar qué tipo de temas son más atractivos para la comunidad.

Determinar los propósitos

Una vez se identifican los temas, la organización debe brindar los espacios o herramientas digitales para que dichas comunidades puedan establecer puntos de encuentro.

Una vez se den, lo primero es establecer los propósitos y los resultados esperados, esto es determinar lo que es importante para la comunidad. Los temas a los que se les dará relevancia y las actividades que desean realizar, de esta manera los miembros pueden hacer foco en diferentes direcciones y la Comunidad pueda evolucionar constantemente.

Determinar los actores claves

Toda comunidad de práctica debe tener uno o varios miembros que cuenten con el conocimiento que impulse a la comunidad hacia la innovación. Es importante establecer algunos roles:

Coordinador o facilitador: Es la persona encargada de preparar las reuniones, documentos y actividades. Además puede recopilar las preguntas o temas que los miembros y de la comunidad quieren explorar, fomentar el debate, crear el ambiente y estar pendiente de la logística.

Apasionados: son las personas que participan en todas las actividades.

Miembros activos: son aquellos que participan en los encuentros y siguen las discusiones pero intervienen ocasionalmente.

Observadores: se mantienen en la periferia y rara vez participan. Si bien no hacen parte de las discusiones, si suelen aprender de lo que escuchan y observan y llevar ese conocimiento a la práctica.

Elaborar un plan de acción

Es importante establecer un plan que sea aprobado por todos los participantes donde se fijen los objetivos, las acciones, los responsables y el seguimiento y la evaluación.

Motivación

En esta etapa es importante el trabajo del coordinador para que los miembros de la comunidad se conozcan, compartan información y se identifiquen con el grupo.

Implementación del plan de acción

En esta etapa ya se comienza a generar conocimiento y no solo intercambio, de esta manera se puede comenzar a difundir. En este punto se requiere un nivel de participación y compromiso mayor.

Evolución

Finalmente, se llega a una etapa donde la Comunidad de Práctica se convierte en referente hacía un público externo. Al llegar a este punto la Comunidad puede establecer nuevos propósitos y nuevos planes de acción.

(1)Etienne Wenger.”Communities of Practice: learning, meaning, and identity. APQC. “Using Communities of Practice to Drive Organizational Performance and Innovation”. 2005.