¿Qué es el Proto-Kanban?

Cuando iniciamos un acompañamiento en organizaciones que estás dispuestas a re-evolucionar sus formas de trabajo, es casi un mandato garantizar la calidad de las conversaciones en pro de tener foco, donde estaremos generando mayor valor y confianza.

Una vez que se conocen los diferentes retos o problemas a los cuales se enfrentan, proponemos pilotos y a su vez diferentes marcos de trabajo, técnicas, métodos, etc. que permitan sostenibilidad, servicio, un rumbo claro, calidad y eficiencia en el flujo, motivación y colaboración en todo el ecosistema, compromiso, etc. En resumen, mejorar la vida de la gente.

¿Qué es Proto-Kanban?

Un Proto-Kanban es un precursor de un sistema Kanban completo, es decir, es un sistema con características que ayudan a enfocarnos (de manera inicial, a cumplir uno de los principios del Método Kanban “Comienza tal y como estás”).

Características:

• Visualización del trabajo y el proceso.
• Controlar el trabajo en progreso.
• Reducir la multitarea y la sobrecarga.
• Tener políticas explícitas.

Bajo estas características comparto algunas formas singulares de crear Proto-Kanban que ayudarán a ver el estado actual de los procesos y cómo ir evolucionando colaborativamente y con la menor cantidad de fricciones.

Kanban Personal

Consiste en realizar un tablero Kanban por cada persona para la gestión de su trabajo. Por los general son creados para ítems de trabajo relacionados a la HU o Ticket y a su vez permite una reflexión personal de lo que haces.

Kanban Personal combinado

Consiste en realizar un tablero Kanban con varios carriles, en cada carril se visualizará el trabajo por cada persona. Aquí se observa un alivio ante la sobrecarga (conocida como MURI) de las personas así el sistema completo esté sobrecargado. Se evidencia la administración de personas y no del sistema.

TEP (Trabajo en progreso) limitado por persona

Es un buen comienzo para la gestión del trabajo y no de las personas, es común en este tipo de tableros dar identidad a cada persona por medio de un Avatar. No hay TEP del sistema.

Team Kanban

Para este tablero desaparecen los carriles por persona, el foco está en qué hacer, pero no en quien lo tiene que hacer. En otras palabras, todos trabajan en cosas generando colaboración, hay ritmo sostenible. 

Cadencia de tiempo y TEP permanente

Éste es un complemento valioso al trabajar con Scrum, por ejemplo, se acuerda un TEP lo suficiente de grande para el periodo de tiempo. El TEP permanente ayuda a controlar todo el sistema.

Team Kanban combinado

Este tipo de tableros es usado cuando los equipos tienen la misma compresión de los flujos de trabajo (E2E) y pueden colaborar entre sí.

Beneficios del Proto-Kanban 

Uno de los beneficios potentes en los proto Kanban es la visualización del trabajo permitiendo tomar decisiones (ver resultados, priorizar, conversar alrededor de avances o impedimentos, mediciones).

Por medio de éstos se promueven VALORES como: Responsabilidad, transparencia, empatía, compromiso y colaboración.

Experiencias implementando Proto Kanban

En el sector bancario he tenido la oportunidad de trabajar con equipos de Infraestructura (equipos multidisciplina, multi proyectos y sin cross-funcionalidad). Cuando iniciamos a trabajar ocurrían situaciones en los proyectos que nos hacían correr desesperadamente de un lado para el otro (peticiones urgentes, de fecha fija, incidentes). En fin, nos veían cómo el cuello de botella en la organización. 

En el momento que el equipo comienza a trabajar con Proto-Kanban se fueron generando mejoras incrementales en el proceso y en el sistema. 

A continuación, les comparto algunas experiencias:

• La calidad de las conversaciones siempre era en pro del servicio a los proyectos. Cómo mejoras importantes en el proceso:

- Se crea un Rol de “guardián” que bajo políticas explícitas ayuda a negociar la capacidad de atención con los proyectos.
- Las iteraciones pasaron de dos semanas a una semana con el objetivo de que los proyectos no tuviesen que esperar tanto para ser atendidos.

• El equipo empieza a ver el valor de la colaboración. Siendo un equipo con varias especialidades (Telco, BD, Plataformas, Seguridad), veían que sus tareas no se iban a poder cumplir si solo se trabajaba por especialidad (individual); comienzan a desglosar más las tareas de forma que quedase más pequeñas y así ver cuáles de éstas pueden hacer en equipo (llamadas a un proveedor, crear pedidos y solicitudes, realizar instalaciones en servidores, ejecutar scripts en ambientes diferentes a producción, etc). Mejora del sistema.

Aquí lo difícil fue convencer a los jefes de cada área para ser flexibles y dar ese paso al cambio (inspección y adaptación) pero se logró.

Conclusión: El equipo se organizó para alcanzar los compromisos de cada iteración, se generan acuerdos y negociaciones en favor del valor para los proyectos.

Una experiencia al interior de Pragma. Mi amigo Cristian acompañó el equipo de infraestructura en el segundo semestre de 2019. Cuando se inicia el acompañamiento se tenían estadísticas (ratio de entrega) sobre la solución de Tickets, donde el 90% estaban atendidos en promedio de 50 horas c/u. El resultado luego de la implementación de Proto-Kanban fue genial, el equipo actualmente tiene una ratio de entrega de 22 horas/Ticket.

Aquí podrás conocer más acerca del Método Kanban https://leankanban.com/shop/