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Cómo implementar Kanban usando Trello

Sughey Serna
24 de marzo de 2020
7 min. de lectura
Cómo implementar Kanban usando Trello

El método Kanban nos permite de manera sencilla gestionar el flujo de trabajo realizado por un equipo para entregar valor a sus clientes. A través de la visualización y la gestión del trabajo en progreso, el equipo puede autónomamente y de manera oportuna tomar decisiones con el fin de maximizar la eficiencia, buscando siempre reducir el tiempo de las tareas o historias de usuario de inicio a fin.

Teniendo en cuenta que Kanban es un workflow visual, se necesita un tablero físico o virtual para planificar y hacer seguimiento de las tareas. Para el caso de equipos ubicados geográficamente en diferentes lugares es necesario usar tableros virtuales, siendo Trello una magnífica opción.

Paso a paso para implementar Kanban usando Trello

Lo primero que se debe hacer es comprender el objetivo de negocio “Fit for purpose”, luego entender el proceso que sigue el equipo para la entrega de valor, analizar las fuentes de insatisfacción del cliente y el equipo, identificar los tipos de servicios que atiende el equipo, los insumos requeridos para cada tarea, nombrar las políticas y los tiempos, si se tienen, para cada servicio o tarea.

En términos generales es aplicar STATIK( Systems Thinking Approach to Introducing Kanban).

Si bien podemos reconocer pros y contras del método Kanban en la gestión de flujo de trabajo, recordemos que una de las premisas de aplicación de Kanban es que no es necesario cambiar de manera radical la forma en que hacemos las cosas, el primer paso es entenderla.

Como ejemplo consideremos el proceso de una carpintería en donde se realizan salas y camas:

Paso a paso para implementar Kanban usando Trello

Una vez hacemos visible el proceso que sigue el equipo, los tipos de servicios, las restricciones y tiempos, creamos el tablero visual, donde cada etapa del proceso será una columna del tablero.

En Trello podremos entonces crear las columnas que sean necesarias para nuestro servicio. Para este caso consideramos que el proceso para hacer salas y hacer camas es el mismo.

Paso 2 para implementar Kanban usando Trello 2

En el caso en que se siguiera un proceso por cada producto (salas y camas), podríamos usar la extensión de Chrome llamada Swimlanes for Trello, con la cual podemos independizar los procesos seguidos para cada tipo de producto dentro del mismo tablero.

Paso 3 para implementar Kanban usando Trello 3

Teniendo el modelo visual que representa la forma en que trabaja el equipo actualmente, debemos limitar el trabajo en progreso. Este límite lo podemos definir a nivel de todo el proceso (CAPWIP) o por etapas del proceso (WIP).

Para nuestro caso vamos a definir límites por cada etapa. Para ello tengamos en cuenta el proceso definido en el punto 1 aplicando Statik y usemos la extensión de Chrome denominada Kanbanello for Trello.

Esta extensión nos permitirá definir el WIP, conocer el número de tareas o historias de usuario en cada etapa e identificar el momento en el que estamos alcanzando el límite (WIP) coloreando la columna de amarillo y cuando lo superamos coloreando la columna de rojo.

Paso 4 para implementar Kanban usando Trello

Paso 5 para implementar Kanban usando Trello

Existe otra forma de poner de establecer los límites y es usando el Power-Up de Trello llamado ”List Limits”. Recordemos que dependiendo del tipo de suscripción que tengamos en Trello tenemos un límite de Power-Up por usar.

Creamos el equipo en Trello y asignamos el tablero al equipo, con el fin de que todos podamos tener visibilidad del trabajo y gestionar su flujo para garantizar continuidad. Debemos recordar que la premisa de Kanban es ¡Deja de empezar y empieza a terminar!

Paso 6 para implementar Kanban usando TrelloPaso 7 para implementar Kanban usando Trello

Paso 8 para implementar Kanban usando Trello

Por último, se adicionan los miembros del equipo al tablero, de esta forma le llegará un correo electrónico a cada uno de los miembros para que se unan a la invitación.

Paso 9 para implementar Kanban usando Trello

Ahora hacemos explícitos las políticas. Para nuestro caso usaremos las etiquetas de Trello para identificar la prioridad de los servicios: Alta, Media y Normal.

Paso 10 para implementar Kanban usando Trello

Adicionalmente, en vez de definir en el nombre de la tarea cada tipo de Sala: Sala tipo A, B o C, crearemos etiquetas que indicarán el tipo y así diferenciarlas para conocer sus tiempos (estándar, fecha fija, expedita).

Pasos para implementar Kanban usando Trello

Otra política que podríamos definir es para ciertas etapas de proceso colocar el estado bloqueado, ya que interrumpirá el flujo del proceso por algún insumo que no depende del equipo de trabajo.

Usando la extensión de Chrome de Kanbanello con la sintaxis mostrada en la siguiente figura, creamos dos columnas que representan el estado de una etapa del proceso limitadas por el mismo WIP que para este caso es 2. De este modo si alguna de las tareas se bloquea podremos diferenciarla y darle seguimiento.

Paso 11 para implementar Kanban usando Trello

Ahora para fomentar la colaboración y aprender, definimos ciclos de retroalimentación con una cadencia específica: por ejemplo una sesión de planeación los días lunes, para ver el conjunto de solicitudes existentes y una sesión diaria para validar impedimentos y garantizar que nos estemos ayudando como equipo a finalizar tareas.

Finalmente con el fin de evolucionar, podremos evaluar cómo nos ha ido con esta implementación y proponer las mejoras necesarias para adaptarlas y lograr una entrega de servicio confiable.

Métricas en Kanban 

Lead time: tiempo medio para completar un elemento. Como objetivo debemos optimizar el proceso para que el lead time sea tan pequeño y predecible como sea posible. 

Lead Time Kanban

Es posible obtener esta métrica mediante el uso del power-Up llamado “Kanban Analytics by Nave”.

También es posible obtenerla de forma manual usando la fecha de vencimiento de la tarea y usando el Power-Up “Custom Fields”, campos personalizados, para la fecha de entrada y lead time, donde para la primera se ingresa la fecha en la que se empieza la tarea y para el lead time se indica la diferencia de estas dos fechas.

Lead Time Kanban 2

El cálculo de la diferencia se hace de forma manual.

Eficiencia de flujo: Indica cuánto tiempo pasamos realmente trabajando en tareas. Por ejemplo, si el equipo necesita 10 días para entregar una tarea y emplea 4 días trabajando en ella, el flujo de eficiencia 4/10 *100 = 40%

Eficiencia de flujo Kanban

Es posible tener esta métrica mediante el uso del Power-Up “Kanban Analytics by Nave” o “CYCLE TIME HISTOGRAM FOR TRELLO”. Su valor permite definir acuerdos de niveles de servicio.

Throughput: medir la tasa de entrega teniendo en cuenta la cantidad de elementos/ Ítems completados por Unidad de tiempo.

Throughput Kanban

Esta métrica la podemos lograr teniendo el contador de tarjetas finalizadas por semana:

Throughput Kanban 2

Finalmente, puedo decir que es fácil experimentar Kanban en Trello, permitiendo la visibilidad por parte de todo el equipo para mejorar la eficiencia.

Trello ofrece una excelente forma de organizar el trabajo mientras que Kanban nos permite optimizar la forma en que se realiza este trabajo, evidenciando los cuellos de botella y desperdicios, permitiendo el pronóstico y habilitando la realización de cambios evitando las fricciones.

Descargar plantilla sobre historias de usuario

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