Pros y contras del método Kanban en la gestión de flujo de trabajo

Las palabras estrés y trabajo han estado unidas desde los inicios y es algo inherente en muchas organizaciones. Pero ¿qué te parece si te decimos que no tiene por que ser así? que puedes saber ¿Cómo comerte un elefante? Aprendiendo a aplicar el método Kanban. 

Por eso te vamos a contar un poco de qué trata el sistema Kanban y cuáles son los pros y contras de implementarlo. 

Kanban nos ayuda a tener una gestión de trabajo más fluida de manera general en el desarrollo de las tareas gracias a la visualización del trabajo por fases, en donde se logra evitar la sobrecarga y se puede medir el tiempo estimado en el cual se deberían completar las tareas.

Esto permitirá mantener a todos los miembros del equipo al día con sus compromisos y establecer unas metas alcanzables igualando el flujo de trabajo. Por esto es importante poder tener un flujo de trabajo estable, para tener un sistema más confiable y predecible.

Además, se podrá realizar un seguimiento del tiempo gastado y previsto de manera continua y ajustar el cambio en caso de ser necesario teniendo en cuenta el proyecto global.

También, se debe tener en cuenta a Kanban como un concepto que nos da pistas sobre la gran importancia que tiene obtener la información de manera visual y en el tiempo real durante el proceso.

Si comparamos las buenas prácticas de Kanban con prácticas tradicionales, podemos destacar que permite que todo el equipo tenga claridad del estado general del trabajo y del objetivo a realizar, de igual forma que las tareas.

Pero a pesar de sus bondades también tiene desventajas que entraremos a conocer.

Pros y contras del método Kanban

Dentro de los principales beneficios que nos da el adquirir las buenas prácticas de Kanban están: 

Ventajas de Kanban

Generación de valor

Con la práctica de Kanban se podrá medir la generación de valor de los equipos de trabajo; de igual forma detectar cualquier eventualidad que se pueda llegar a generar durante la toma de decisión y implementación de alguna de las tareas. Ten en cuenta que con Kanban puedes organiza tu trabajo y mejora tu productividad.

Equipo de trabajo organizado

El flujo de trabajo queda lo suficientemente claro en cada una de sus fases, dado que hay orden y claridad en cómo se realizan las tareas, en cada uno de sus estados y en la duración estimada para cada una; fomentando el trabajo en equipo, funcional y con un flujo permanente de tareas.

El hecho de trabajar en pequeños bloques o paquetes, limitar la cantidad de trabajo y enfocarse en terminar, permite ser mucho más resolutivos y reducir los tiempos de desarrollo.

Tiempos de entrega/Cumplimiento

Asociado al punto anterior, y teniendo en cuenta la organización del flujo de trabajo, podremos medir y cumplir con los compromisos de entrega acordados con el cliente y/o negocio.

Asignación de tareas

Tener visibilidad de las tareas que se encuentran en un estado hecho, las que se encuentran en proceso de implementación y las que se encuentran pendientes por iniciar o por hacer, ayuda a todo el equipo de trabajo a tener una correcta asignación.

Esto permite que todo el equipo de trabajo se encuentre informado y pueda ver cómo está el avance del trabajo para saber cuál será el siguiente paso. 

Calidad del producto

Tendiendo en cuenta los Fundamentos de Kanban, realizando una buena gestión visual del flujo de trabajo, de los tiempos y una buena gestión al ordenamiento del equipo de trabajo, se podrán detectar a tiempo posibles situaciones de dificultad que no permitan realizar un trabajo continuo y remover esos impedimentos, teniendo mayor calidad en menor tiempo.

Además, otro de los factores que nos permiten no tener que volver a empezar prácticamente desde cero, son las múltiples actualizaciones que podemos hacer durante el proceso evolutivo de un proyecto que detectan errores o implementan mejoras.

Acumulación de trabajo

Al tener claro y visualmente el objetivo enmarcado por las tareas a realizar y el tiempo que se estima para el cumplimiento de cada una de ellas, el equipo podrá organizar cada actividad sin sobrecargarse y aplicar las claves para formar un equipo de alto desempeño.

Flexibilidad

Ya que vivimos tiempos rápidos tenemos que saber cómo enfrentarnos a los cambios, y con Kanban podemos hacer variaciones al producto tan pronto como se detecte un error o un giro en el mercado.

Estos errores se localizan en breves periodos de tiempo debido a la corta duración de las tareas asignadas. Esto permite ofrecer productos que puedan competir con mercados emergentes y ofrecen una flexibilidad de adaptación mucho mayor.

Mejorar de manera colaborativa; experimentar y adaptarse

Es un proceso de mejora evolutiva. Le ayuda a adoptar pequeños cambios y mejorar gradualmente a un ritmo y tamaño que su equipo pueda manejar. Vea qué funciona para usted y qué no para lograr la máxima productividad.

Kanban es flexible en producción

Se basa en eventos en lugar de segmentos de tiempo, lo que garantiza que se pueda responder a una caída repentina de la demanda de un producto o servicio eliminando tareas de la columna “Tareas pendientes”.

Desventajas de Kanban

Sin embargo, como todo en la vida, en ciertas circunstancias esta herramienta más que sumar podría restar, así que ten en cuenta:

El costo

Si no limitamos la cantidad de trabajo que sea ingresado al equipo, y permitimos ingresar lotes de trabajo muy grandes, el costo de implementar Kanban será muy alto y el valor percibido será más bajo.

La limitación

En el momento de limitar el número de las tareas, corremos el riesgo de que algunos miembros del equipo queden en estado de ocio, esto ocurre cuando se tiene un alto grado de especialización, no hay crossfuncionalidad y por ende no existe colaboración.

La aplicación de Kanban no es óptima para todo tipo de proyectos

Para temas operativos se podría poner a consideración el uso de otro tipo de prácticas que ayuden al mejoramiento continuo, también se podría aplicar esto mismo cuando son trabajos altamente especializados.

Sobrecarga del Sistema

Podría existir un desbordamiento de trabajo si no se aplica las políticas que Kanban propone al respecto como el WIP, Lead Time, etc.

Menos efectivo con recursos compartidos

Supongamos que cualquier miembro del equipo de trabajo es compartido, como ejemplo pondremos que entre los equipos de marketing y desarrollo de software.

El equipo de software requiere un diseño UI / UX y el equipo de marketing necesita materiales de marketing. En una mayor demanda tanto de diseño de UI / UX como de materiales de marketing, el diseñador no puede priorizar de manera efectiva, y tanto el marketing como el desarrollo pueden bloquearse. Esto es un problema vigente en cualquier marco de trabajo. Entonces me pregunto ¿qué es un equipo?

Se puede concluir, con una definición de Kanban, en donde considero y pongo a consideración de los lectores de este artículo, en que son metodologías ágiles  y sencillas para optimizar un flujo de trabajo y la gestión de tareas.

No sólo aumenta la transparencia, sino que también aumenta la motivación, ya que los miembros del equipo ganan flexibilidad e influencia en el proceso de trabajo.

Por un lado, Kanban es ideal para entrar en el mundo de lo ágil porque tiene pocas reglas, por otro lado exige un cierto nivel de autoorganización de un equipo de proyecto.

El software profesional puede ser útil para facilitar la integración del sistema Kanban en los flujos de trabajo existentes y cuando se trabaja con equipos independientes de la ubicación.