Cómo implementar el trabajo distribuido en tu empresa

Deisy Villalba
18 de marzo de 2020
3 min. de lectura
Como implementar el teletrabajo en tu empresa

En estos días el trabajo remoto se ha convertido en la mejor opción de las empresas para continuar con la productividad laboral y conservar la salud de sus empleados frente a la amenaza de contagiarse del coronavirus.

Sin embargo, para muchas organizaciones esta modalidad de trabajo es completamente ajena e incluso puede causar un poco de temor frente a los resultados que se pueden obtener.

Pero el trabajo distribuido es una valiosa opción que puede traer múltiples beneficios si se implementa de manera adecuada. Por ello te vamos a explicar cómo tu empresa puede lograrlo de manera ágil.

Etapas para aplicar el trabajo distribuido

Para este proceso se deben tener en cuenta una serie de etapas cada una con pasos definidos.

1. Compromiso institucional

El uso de la tecnología como herramienta de trabajo supone una transformación de fondo de las organizaciones que surge desde el liderazgo y la conformación de equipos coordinados.

Para ello se necesita una voluntad clara por parte de las directivas ya que implementar esta modalidad requiere cambios no solo en la forma de hacer sino en la de evaluar.

Dentro de este primera etapa se tendrán en cuenta los siguientes pasos:

Acuerdo a nivel directivo:

Donde se deben establecer los beneficios previstos para la compañía, explorar experiencias de otras organizaciones que tengan una actividad económica similar y la metodología general de la implementación.

Conformación de equipos

Los líderes de cada área deben estar comprometidos con la modalidad ya que serán los encargados de definir las herramientas a usar, acompañar y supervisar la ejecución y realizar los ajustes necesarios.

Estos equipos deben recibir capacitación constante por parte de las directivas sobre cómo llevar a cabo el proceso productivo.

2. Planeación

Si bien en medio de una coyuntura no es posible realizar una planeación a fondo, esto no quiere decir que no se pueda realizar durante la misma ejecución. Lo importante es poder orientar las acciones acorde a los objetivos que se tengan desde la dirección de la empresa.

En esta etapa se tienen dos puntos importantes:

Planeación general

Donde se definen los objetivos, el plan de acción, se evalúan los recursos tecnológicos con los que se cuentan, el nivel de adopción de las TIC del personal y el presupuesto frente a inversión de licencias, como Zoom o Teams, que hacen parte de las  4 herramientas para trabajar desde casa que te recomendamos utilizar.   

Sensibilización

Este paso se debe estar alineada con las estrategias de comunicación de la entidad, ya que debe llegar a todos las áreas.

Pero en esta parte el mensaje debe ir enfocado en que se comprenda la importancia del aporte de la modalidad, de la responsabilidad que conlleva y del compromiso que se requiere de cada uno de los miembros de la organización para que la calidad del producto o servicio no se vea disminuida en el tiempo en el que se ejecute.

3. Adopción

Adopción del trabajo remoto en la empresa

Si bien sería recomendado tener una etapa de autoevaluación y de prueba piloto, si las circunstancias nos obligan a implementar el teletrabajo en un tiempo corto, se debe tener en cuenta lo siguiente:

Estrategias de comunicación y seguimiento

Es quizá uno de los puntos más importantes y que puede influir en el éxito de la modalidad. Para ello los mensajes deben ir enfocados en:

  • Motivar a los empleados a través de reuniones o actividades virtuales que los hagan sentirse parte de la organización así no estén presencialmente en ella.
  • Continuar con la socialización de herramientas tecnológicas y sus usos, con el objetivo también de fortalecer las competencias de los empleados.
  • Enviar mensajes que fortalezcan el sentido de compromiso e interés con sus actividades laborales.

Adoptar buenas prácticas

Los líderes de equipo deben estar en constante comunicación con las directivas. Evaluar las cargas laborales asignadas, hacer el seguimiento y evaluar los resultados.

Lo más importante es que la empresa tenga la disposición para dar el paso hacia la transformación digital y que confíe en que sus empleados continuarán con sus actividades normales remotamente.

Finalmente es un compromiso de todos que las actividades se desarrollen de la manera más normal posible.

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