5 ventajas de automatizar un proceso de negocio

En una compañía, los procesos de negocio son el reflejo de la forma como esta se mueve. Cada proceso tiene un objetivo y, a través de este, las organizaciones pueden mejorar la manera de lograrlo. Por ejemplo, en una entidad financiera, el proceso con el cual le damos respuesta a las peticiones de nuestros clientes, puede determinar el nivel de satisfacción que ellos van a tener.

Ahora, es muy probable que aunque algunos procesos ya se estén ejecutando a diario en nuestras organizaciones, estos no se encuentren optimizados o estén estancados, sin poder ver las ventajas de no estar realizando una mejora continua sobre ellos.

Ya entrando a lo que nos interesa, hemos realizado un listado de cinco ventajas de automatizar nuestros procesos de negocio, utilizando las herramientas que se encuentran disponibles hoy en día.

1. Control de tiempos para cada etapa del proceso

Cuando automatizamos un proceso, una de las principales ventajas es que vamos a poder controlar cuánto tiempo toma una tarea en promedio en realizarse realmente.

Con estos tiempos podemos verificar si estamos dentro de los tiempos esperados del proceso, y en caso tal  de que no se encuentren alineados, buscar las alternativas de optimización de cada tarea. Por ejemplo, se podría considerar el uso de robots.

2. Optimización de uso de recursos

Cuando tenemos la posibilidad de saber en qué puntos del proceso la carga está alta o baja, podemos realizar ajustes en la asignación de las tareas para dar mayor fluidez en el proceso. Si tenemos partes donde el proceso toma más tiempo del esperado, esto nos puede indicar que hay recursos que están siendo sub-utilizados en otro punto del proceso.

También nos puede pasar que por no ver este tipo de cargas, se sigan asignando recursos en las etapas de mayor congestión sin tener en cuenta que hay otros lugares del proceso en donde podemos trasladar estos esfuerzos.

Ahora

3. Alineación con la ejecución del proceso

Es común encontrar que cuando se lee el manual de un proceso y se compara con la ejecución, estos no se encuentren alineados completamente.

Esto se puede presentar porque durante la implementación, se tienen que solventar situaciones que no se han documentado, así como casos donde la teoría no cuadra con la parte práctica. El manual termina siendo una utopía ante la demanda del día a día.

Cuando se tiene un proceso automatizado, este parte de un diagrama BPMN que ha sido discutido y acordado por los diferentes actores del proceso.

Tener este diagrama disponible todo el tiempo, permite a la organización realizar una comparación entre lo pensado y lo creado, así se puede ir cerrando cada vez  más la brecha entre el cómo debería y el cómo se encuentra.

Este permitirá a la compañía revisar si la forma implementada es la mejor manera de llevar el proceso y viceversa.

4. Automatización de tareas

Es común encontrar que una persona realiza tareas operativas que no generan el valor esperado para su nivel de conocimiento. Por ejemplo, una persona que esté leyendo un correo electrónico para llenar un excel que después será enviado nuevamente por correo electrónico.

5. Detección de cuellos de botella

Cuando hay un cuello de botella en un proceso y no se logra identificar a tiempo, puede causar estrés y desánimo en quienes ejecutan dichas tareas, inyección de recursos y esfuerzo de forma no adecuada, así como pérdida de oportunidad porque el proceso se hace cada vez más lento.

Cuando llevamos un proceso a una herramienta, a través de la medición de tiempo y esfuerzo, podemos determinar si se necesita hacer un cambio en esta parte del proceso. Por ejemplo, podríamos dividir esta etapa en partes más pequeñas, hacer cambios sobre las tareas puntuales, automatizar actividades, etc.

Al final vamos a lograr dar mayor agilidad a nuestro proceso sin preocuparnos nuevamente de que el problema  seguirá al estar lo más automatizado posible.

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