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Kanban: organiza tu trabajo y mejora tu productividad

Kanban hace parte de las metodologías ágiles y su objetivo es gestionar de manera fluida el trabajo de una organización. Este método es muy fácil de utilizar y permite que todo el equipo pueda adoptarlo rápidamente, trayendo múltiples beneficios tanto para las empresas como para las personas que ven una mejoría en la realización de sus labores.

Kanban: organiza tu trabajo y mejora tu productividad


¿Alguna vez has sentido que los pendientes en el trabajo te sobrepasan? ¿o que hay tantas cosas por hacer que no sabes por dónde comenzar? ¿o que una tarea parece no tener fin? Esto es más frecuente de lo que parece en muchas empresas, lo que conlleva muchas veces a que los procesos tomen más tiempo, los resultado no sean los mejores y las personas se agoten en sus labores diarias.

Sin embargo, son cada vez más las organizaciones y compañías que adoptan el método Kanban como una manera de gestionar el trabajo de una forma fluida, debido a los grandes impactos y beneficios que trae para controlar la producción y entrega de productos en el momento adecuado.

 

¿Qué es Kanban?

¿Qué es Kanban?

Kanban tiene dos significados en japonés:

Kanban escrito en Kanji significa “señal” o “tablero visual grande”; y Kanban escrito en alfabeto hiragana, significa “tarjeta”.

Así, Kanban es un sistema de información o método visual que ayuda a controlar de manera fluida y armónica una producción. Se considera que Kanban forma parte de la metodología Just in Time, una filosofía que busca descartar todo lo que implique un desperdicio en un proceso de producción y que todo esté en el momento justo, ni antes ni después.

Kanban representa todo el flujo de trabajo desde el inicio hasta el final lo que permite y adopta un sistema pull para ir pasando de una tarea a otra de manera ordenada lo que permite una mejor comunicación entre diferentes equipos ya que las tareas se registran de manera visual en un tablero.

Kanban utiliza un tablero para visualizar el trabajo que es invisible, el flujo de trabajo y los riesgos que puedan presentarse, de esta manera busca entregar servicios de manera más rápida y predecible, además de lograr una capacidad de adaptación para responder eficazmente a las demandas del cliente.

Historia de Kanban

Kanban fue desarrollado por Taiichi Ohno en Toyota Motor Corporation en 1947, con el objetivo de aumentar la productividad y la eficiencia en la elaboración de los automóviles para tener más ventajas frente a los competidores. Además de ayudar con dos problemas grandes: los cuellos de botella y los tiempos muertos.

Debido a su gran éxito y expansión en diferentes empresas, la industria del software adopta este método como una ayuda para la gestión de proyectos de manera ágil, siendo utilizado por primera vez por Microsoft en 2004 con grandes resultados; y popularizándose como un método catalizador para incorporar un cambio evolutivo hacia un mayor valor al cliente y optimización los procesos.

De esta manera, Kanban, al igual que otros marcos de trabajo individuales como Scrum o XP, enfoca yle da vida al Manifiesto ágil, fortaleciendo el desarrollo de proyectos en tecnología e innovación, dando gran valor a la hora de entregar el trabajo correcta en el momento correcto, lo que se traduce en agilidad.

Si quieres conocer más sobre los Fundamentos del agilismo, puedes ver el siguiente webinar: 

 

Principios del método Kanban

Cuando comprendemos qué es agilismo y cuáles son sus beneficios, sabemos que al usar Kanban debemos aplicar una serie de principios básicos para tener el mayor rendimiento posible: 

1. Comenzar con lo que está haciendo ahora, respetando los procesos, roles y responsabilidades existentes.

Es común que en las organizaciones algunas tareas queden iniciadas cuando se comienzan a implementar nuevos métodos. Por lo que antes de implementar Kanban es necesario tener claro los procesos que se adelantan y cómo se pueden acomodar al método, sin que esto afecte lo que se ha realizado ni las personas que trabajan en el proyecto.

2. Entender las necesidades y expectativas del cliente y focalizarse en ellas

El objetivo de Kanban no es solo mejorar los flujos de trabajo sino entregar un producto de mayor calidad en el momento adecuado, por ello todas las actividades incluidas en el tablero deben tener como fin contribuir a dar solución a una necesidad del cliente.

3. Gestión del trabajo

Ya que hay que permitir que sean las personas las que se autoorganicen alrededor de las tareas. Un equipo que trabaja con Kanban debe tener la suficiente autonomía y claridad para realizar las tareas de manera coordinada, por lo que es necesario saber cuál es la diferencia entre un equipo y un equipo de alto desempeño

4. Acordar la mejora continúa

Acorde a las Nociones básicas de metodologías ágiles, los marcos de trabajo ágiles como Scrum, Kanban y XP no solo sirven para enfrentarse a problemas de desarrollo de software sino también a todo tipo de problemas que tengan incertidumbre y complejidad, necesiten de retroalimentación y, eventualmente, hacer cambios. Por lo que en Kanban se debe establecer como una regla el poder siempre obtener mejores resultados, contribuyendo no solo a la entrega de valor sino a la mejora de los tiempos y una fácil resolución de problemas. 

5. Una revisión constante de la red de servicios y políticas.

Todo método implementado en una empresa debe acogerse a sus políticas e ir acorde a los servicios ofrecidos. Por lo que cualquier cambio en éstos debe ser revisado y ajustado a los métodos de trabajo.

6. Fomentar el liderazgo en todos los niveles de la organización

Es necesario que la organización se comprometa a la formación y capacitación de sus empleados y que fortalezca el papel de los líderes en pro de una transformación digital visible para la empresa. 

Conoce algunas de las cualidades que debe tener un líder ágil a la hora de motivar e influenciar a un equipo: 

 

Beneficios de Kanban

Beneficios de Kanban

Sin duda alguna el agilismo, la metodología que está cambiando la forma de trabajar, esta trayendo múltiples beneficios a las organizaciones al crear propósitos claros para los equipos y brindar al cliente el mayor mejor valor agregado.

Si quieres conocer cómo ha sido este cambio escucha este podcast

La implementación de Kanban trae múltiples ventajas para las organizaciones y para las personas en particular.  Algunas son:

  1. Aumenta la confianza y predictibilidad de la entrega de valor.
  2. Mejora los tiempos y la capacidad de entrega de valor (lead time).
  3. Deja entrever los cuellos de botella, los tiempos muertos y las variabilidades de los flujos de trabajo.
  4. Permite tomar decisiones frente a los elementos que afecten los flujos de trabajo y su rendimiento.
  5. Eleva el nivel de consciencia de los miembros del equipo en cuanto a la colaboración para terminar tareas. 

Pero uno de los mayores beneficios es que Kanban se puede implementar a la vida cotidiana, logrando traer resultados a las personas que aprenden a aplicar este método


¿Cómo implementar Kanban? Uso del Enfoque de pensamiento sistémico para introducir Kanban (Statik)


¿Cómo implementar Kanban?

Hay que entender que Kanban tiene un enfoque de pensamiento sistémico, donde alguien tiene una necesidad y se configuran un servicio o un grupo para satisfacer esa necesidad por lo que para comenzar a implementar Kanban se deben seguir los siguientes pasos:

Método Statik

Identificar los servicios

Hay que preguntarse ¿cuál es el servicio que se presta? ¿para qué ese servicio? 

Fit for purpose

El servicio que prestamos ¿se ajusta al propósito del cliente? ¿satisface las necesidades?.

Fuentes de insatisfacción

Se trata de comprender las fuentes de insatisfacción con respecto a la entrega actual, tanto de quienes están recibiendo el servicio como del equipo. Éstas pueden ser tanto internas como externas, como la interrupción constante para hacer estimaciones en el primer caso, o la tardanza en la solución de pequeñas solicitudes en el caso de la segunda.

Analizar la demanda

Las fuentes y la naturaleza de esa demanda: diferentes tipos, cada cuánto, quién lo pide y de qué manera, también el nivel de complejidad y las expectativas del cliente.

Analizar la capacidad

Cuento o no con la capacidad para responder a la demanda, cuáles son mis fortalezas y debilidades frente a ella, la tasa de entrega en el tiempo y el comportamiento del lead time.

Modelar el flujo de trabajo

Una vez analizado el equilibrio entre la capacidad y la demanda se pueden clasificar y modelar el flujo de trabajo en pasos ordenados que son los necesarios para realizar un trabajo. Los mejores sistemas de Kanban organizan el trabajo y no a las personas.

Establecer clases de servicio

Determinar los servicios, la capacidad de actuar frente a ellos y los pasos necesarios para realizarlos. Las clases de servicio de una solicitud define cómo se tratará la categoría de ítem de trabajo en el sistema, de esta manera se permite el trata diferenciado de los ítems para administrar mejor los tiempos de entrega.

Diseñar el sistema Kanban

Se recomienda hacer una primera versión del tablero bajo la información recolectada en los pasos anteriores e incorporarlo en la dinámica actual del equipo.
Para este paso se deben tener en cuenta los elementos:

  • Tipos de trabajo
  • Estados de flujo de trabajo
  • Fuentes de variabilidad que pueden generar disrupción en el trabajo planeado.
  • Clases de servicio
  • Puntos de compromiso
  • Reposición y frecuencias
  • Visualización y diseño del ticket
  • Métricas
  • Retroalimentación

Socialización

Se debe compartir el diseño y negociar la implementación con el equipo. 

Profundiza cómo se puede implementar Statik con el siguiente webinar:

 

Métricas claves

El flujo de Kanban se mide en Lead Time que puede definirse como el periodo entre la aparición de una nueva tarea en el flujo de trabajo y la salida final del sistema. Sin embargo, se recomienda medir el tiempo de entrega desde que hay un compromiso de un miembro del equipo de trabajo para que el tiempo de entrega sea más preciso.

Eficiencia de flujo

Eficiencia de flujo: tiempo de entrega efectivo/ Lead Time

La eficiencia del flujo mide la proporción de Lead Time empleado agregando valor o conocimiento.

El tiempo de trabajo efectivo es la suma de todos los tiempos durante los cuales un elemento de trabajo se está trabajando activamente.

Cuanto mayor sea la eficiencia de flujo menos serán los tiempos de demora.

Métricas a tener en cuenta

  • Lead Time: tiempo que toma completar el requerimiento
  • Throughput: mide el ratio de entrega
  • Eficiencia del flujo: tiempo de trabajo efectivo
  • Demanda originada por fallas: auto demanda por fallas o por hacer algo correcto para el cliente
  • Calidad inicial
  • Bloqueos
  • Tasa de descarte

 

Prácticas de Kanban

Visualización

Implica la construcción de un modelo visual que refleje cómo se trabaja en el momento. Mostrar el trabajo y su flujo. Visualizar los riesgos.

Limitar el trabajo en progreso

El valor debe ir de derecha a izquierda, limitando el trabajo a la capacidad disponible.

Gestionar el flujo

El movimiento de trabajo debe ser continuo y predecible.

Hacer políticas explícitas

Se deben acordar con todos los implicados: Criterios del Pull, límites del TEP, las clases de servicio, los bloqueos, etc.

Establecer ciclos de retroalimentación

Se debe fomentar la colaboración, el aprendizaje y las mejoras.

Mejora colaborativa

Del equipo empleando el método científico y ejecutando experimentos.

 

 

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