Con los avances tecnológicos, los cambios en la economía global y la manera y lugares donde vivimos, las formas de trabajo distribuido son cada vez más populares en las organizaciones, quienes valiéndose de las herramientas digitales han podido ampliar sus fronteras más allá de las las paredes de su oficina.
Es muy probable que todas las empresas ya tengan o están introduciendo alguna política formal de ‘trabajo desde casa’, impulsada por las preferencias de los empleados y las nuevas tendencias de contratación que apuestan por cambios en los espacios de trabajo y horarios flexibles; representando una evolución en la forma como concebimos el trabajo.
Además, los avances en herramientas de productividad basadas en la nube, plataformas para videollamadas y aplicaciones de colaboración de trabajo para equipos han hecho explotar la popularidad del trabajo distribuido.
Ahora, ¿están las organizaciones preparadas para dar el gran paso hacia el futuro del trabajo? ¿los trabajadores cuentan con las capacidades para ser igual o más productivos que si estuvieran en una oficina? Si bien los modelos de trabajo como el remoto, teletrabajo y más reciente distribuido, no son nuevos sí es la primera vez que se deben aplicar a gran escala en todas las empresas, lo que ha supuesto grandes retos no solo en lo tecnológico sino en la consolidación de la estructura organizacional, su discurso y las comunicaciones, abriendo nuevas oportunidades tanto a nivel interno (que los empleados se sientan parte de sin importar dónde se encuentran), y externo (qué imagen se proyecta hacia los usuarios y cómo fortalecer la relación con los clientes).
A medida que la tecnología de los computadores mejoraba y la velocidad del internet se hacía más rápida, los empleados se dieron cuenta que podían llevar a cabo sus tareas fuera de la oficina con la misma efectividad, especialmente los más jóvenes que preferían tener opciones donde se sintieran más cómodos y productivos.
De esta manera surgieron conceptos como teletrabajo y trabajo remoto. El primero ha impulsado la creación de leyes con consideraciones legales y de aplicación que deben cumplir las organizaciones para su realización, como es la adaptación de puestos de trabajo en casa con conexiones a internet, equipos de cómputo, mobiliario adecuado, etc.; y de obligaciones jurídicas y medidas preventivas dentro de un marco legal.
Por su parte, el trabajo remoto propone una acción más libre por parte del empleado quien decide el lugar desde el cual realizará las tareas asignadas. En este caso, la empresa no está en la obligación de proveer conexiones o muebles. Esta modalidad es la más popular ya que se basa en las ventajas que ofrecen las herramientas TIC para traer beneficios a las empresas y equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados.
Ahora, en los últimos años un nuevo concepto se popularizó entre algunas grandes compañías extranjeras: el trabajo distribuido. Siendo una evolución del trabajo remoto hacía uno que no solo asigna tareas a una persona sino que tiene como fin la formación de equipos que trabajen de manera colaborativa sin importar la ubicación geográfica de sus miembros.
El trabajo distribuido hace también que las organizaciones se comprometan a realizar una serie de acciones que apoyen la comunicación entre los empleados para fortalecer las dinámicas de la relación virtual entre la empresa y los empleados.
De esta manera la compañía se compromete en la adopción y capacitación a sus empleados en herramientas digitales y en propiciar encuentros donde todos los miembros puedan compartir sus dudas alrededor del qué hacer de la empresa.
Además, el trabajo distribuido también propone híbridos dentro de la organización de empleados que trabajan en una oficina tradicional, empleados que trabajan desde casa, espacios públicos u oficinas remotas, y empleados ‘móviles’ que trabajan desde cualquier lugar.
Algunas empresas están cambiando el modelo de una sola oficina tradicional (piso o edificio), para tener varios espacios distribuidos en diferentes localidades, lo que le da la ventaja de tener presencia en varios lugares y responder más eficientemente a las necesidades de sus clientes, en especial si éstos están ubicados en diferentes zonas horarias.
Además, el contar con varias sedes permite facilitar el traslado de su personal a la de su mayor conveniencia, dejando atrás las grandes superficies y dando paso a oficinas con conceptos modernos de distribución y adecuación, que puedan ser llamativas para el nuevo talento.
Para los empleados, trabajar desde casa significa ganar tiempo que antes se invertía en desplazamientos, y contar con un espacio de trabajo cómodo y familiar. Esta modalidad brinda a las organizaciones la gran ventaja de no incurrir en gastos por conceptos de adecuación de oficinas, servicios públicos, alimentación, etc.
Muchas organizaciones brindan la posibilidad de trabajar desde casa al menos una vez por semana, lo que se traduce también en una confianza hacia la productividad de sus empleados.
Los conceptos de espacios de trabajo compartido se han popularizado en muchas ciudades del mundo, ya que ofrecen la alternativa para quienes no disfrutan tanto de trabajar desde casa.
Así mismo, los cafés, bibliotecas y hasta centros comerciales se han convertido en oficinas temporales para los trabajadores.
Una fuerza laboral móvil es un grupo de personas dedicadas a trabajar "en el campo", lejos de un entorno de oficina tradicional. Aquí encontramos empleos como ingenieros de campo, equipos de servicio, personal de entrega, técnicos de mantenimiento, entre otro. Para quienes su oficina es la ciudad y están acostumbrados a movilizarse de un lado a otro durante su jornada.
Es una práctica bastante popularizada en entornos como el tecnológico, donde el trabajo a distancia está más consolidado. Se trata de mezclar el turismo con la vida laboral, brindando la posibilidad a los trabajadores de visitar diferentes ciudades alrededor del mundo y trabajar al mismo tiempo.
Por lo general, los nómadas digitales lo hacen con sus proyectos propios o en grandes compañías que comprendieron que la transformación digital cambió la forma de trabajar y de hacer negocios.
El tener una fuerza de trabajo distribuida tiene una gran cantidad de beneficios cuando se trata de retener empleados y construir un equipo fuerte.
Esta es quizá la una de las ventajas más grandes del trabajo distribuido, y es la posibilidad que tienen las empresas de contratar a un individuo calificado sin importar su ubicación.
Con esto la búsqueda de talento debe ser más fácil y eficiente ya que no hay restricciones de ubicación, teniendo acceso a nuevos y calificados prospectos. Al tener en cuenta las claves para formar un Equipo de Alto Desempeño se puede elevar la productividad y la competitividad.
Además conoce la importancia del papel de un líder en la construcción de un equipo de alto desempeño en el siguiente video:
Al permitir que los miembros del equipo tengan un horario flexible trabajen desde donde se sientan más cómodos ayuda a impulsar la productividad, ya que el trabajador estará enfocado en terminar con sus tareas.
Este es uno de los beneficios más significativos ya que hacer parte de un equipo distribuido brinda la posibilidad de de tener más tiempo libre para estar en familia o hacer actividades de ocio. Esto se traduce en empleados más felices y más eficientes ya que reconocen el valor del tiempo y estarán dispuestos a equilibrar su trabajo y su vida personal mientras mantienen la productividad.
Una empresa que opte por tener un equipo distribuido podrá ver beneficios en los gastos generales de su compañía, por lo que podrá ahorrar en el alquiler de la oficina, electricidad o mobiliario.
El trabajo distribuido implica que todos los encuentros y decisiones queden debidamente registradas para que todos los miembros del equipo estén al tanto de los avances en los proyectos.
Esta documentación tiene un impacto muy positivo en la interacción entre los miembros de un equipo y permitirá que todos estén al tanto de lo que pasa. Además al momento de un cambio de personal o integración de nuevas personas éstas podrán conocer los estados e historial de los proyectos.
Cuando una empresa aplica el trabajo distribuido asume el compromiso también de generar espacios de comunicación con sus empleados que tengan como objetivo el fortalecimiento de la relación entre ambas partes.
Lo más importante es que a pesar de estar lejos, el personal debe sentirse parte de la empresa, conocer su misión, visión y compartir sus valores; además la compañía debe comprometerse a apoyar el crecimiento y la capacitación de su personal tanto a nivel personal como profesional, por lo que la gestión del conocimiento es fundamental en esta modalidad de trabajo.
Antes de conocer los pasos que deberían seguir las compañías para la aplicación del trabajo distribuido, también hay ciertos retos y cómo puede solucionarlos:
Una comunicación efectiva es la piedra angular del trabajo distribuido, por lo que un uso adecuado de chats, aplicaciones de mensajería, videollamadas, etc. es indispensable para que los equipos se comuniquen, colaboren y resuelvan problemas.
En este caso la compañía debe proveer la capacitación y el acceso a las herramientas digitales que considere necesarias, e incentivar reuniones generales de toda la empresa y por equipos, pero también las privadas para brindar la oportunidad de compartir un problema, idea o pensamiento en un entorno confidencial.
Estar en trabajo distribuido no significa estar 100% disponible. Muchas personas pueden sentir que el trabajar tiene una mayor carga y que están constantemente respondiendo emails, contestando llamadas o asistiendo a reuniones.
Es importante que se tenga un control sobre los tiempos que se usan para las actividades. No se puede pretender cargar a los empleados con múltiples tareas o citarlos constantemente a reuniones que también afecten su productividad. La confianza es clave en el trabajo distribuido para que el empleado pueda usar su tiempo de la mejor manera.
Además, se deben respetar tiempos para pausas activas y tener el mismo manejo de horas extras de la presencialidad.
Para algunas empresas puede resultar complicado medir el rendimiento de sus empleados a la distancia o saber el estado de tareas asignadas.
Para esto se puede hacer uso de varias herramientas digitales que permiten hacer un seguimiento fácil de los avances. Estas herramientas, como Trello, ayudan a los empleados a mantenerse concentrados y a contribuir activamente a los objetivos del equipo.
Te invitamos a leer el artículo Cómo implementar el trabajo distribuido para que veas a más detalle el paso a paso para tener en cuenta.
A continuación te damos los pasos principales que debes tener en cuenta:
El uso de la tecnología como herramienta de trabajo supone una transformación de fondo de las organizaciones que surge desde el liderazgo y la conformación de equipos coordinados.
Para ello se necesita una voluntad clara por parte de las directivas ya que implementar esta modalidad requiere cambios no solo en la forma de hacer sino en la de evaluar.
Si bien en medio de una coyuntura no es posible realizar una planeación a fondo, esto no quiere decir que no se pueda realizar durante la misma ejecución. Lo importante es poder orientar las acciones acorde a los objetivos que se tengan desde la dirección de la empresa.
Si bien sería recomendado tener una etapa de autoevaluación y de prueba piloto, si las circunstancias nos obligan a implementarlo en un periodo corto de tiempo se debe tener en cuenta adoptar estrategias de comunicación y segumiento.
Porque no hay trabajo distribuido sin cultura organizacional, cuando se trabaja en una modalidad distribuida también se deben adoptar ciertos cambios en la cultura organizacional que apueste por un compromiso individual de obtener resultados a nivel empresarial.
Otra práctica muy poderosa son las Comunidades de práctica, un concepto que va en crecimiento entre las empresas que comprenden la importancia del aprendizaje y la gestión del conocimiento para el fortalecimiento de las capacidades de sus equipos. Aquí te explicamos Cómo implementar una Comunidad de Práctica en mi empresa.
Además te invitamos a escuchar el siguiente podcast sobre los retos de las empresas de cara a la sostenibilidad.
Cuando los miembros de un equipo se encuentran en diferentes lugares es necesario que se tengan en cuenta algunos puntos para garantizar que las actividades asignadas puedan cumplirse.
El equipo debe establecer reglas sobre la manera cómo va a trabajar, los horarios de reuniones, las herramientas que usarán para comunicarse y la forma cómo el equipo enfrentará obstáculos.
Conoce más a profundidad cómo trabajar con tu equipo con el siguiente webinar:
Se debe tener una forma adecuada de comunicación tanto con el líder de equipo como entre los miembros. Además una buena comunicación ayudará a hacer seguimiento de las tareas, tener fechas de entrega establecidas y que haya transparencia en la información.
La distribución de las cargas debe procurar ser equitativa acorde a los perfiles del equipo, además de ser muy claros con las responsabilidades de cada uno. Igualmente, el líder debe procurar por que todos tengan claros los objetivos y resultados esperados de las asignaciones; y que haya una colaboración mutua entre los miembros.
No todos los equipos necesitan las mismas herramientas ni tienen que hacer uso de las que ofrece la compañía. Cada equipo deberá establecer cuáles se adaptan a sus necesidades y que traigan mayores beneficios. Nosotros te recomendamos 4 herramientas para trabajar desde casa.
Es importante contar con un espacio en la nube donde todos los miembros del equipo tengan acceso a la información y documentos necesarios. esto también ayudará a la elaboración de informes y a la presentación de objetivos grupales.
Debe haber un compromiso del líder de equipo por incentivar a los miembros del equipo a dar lo mejor de sí, contribuir con nuevas ideas y marcar la ruta de la estrategia del equipo. Además, de propiciar el espacio y generar confianza entre los miembros del equipo para que compartan sus ideas y pensamientos.
Para que conozcas la importancia del liderazgo te invito a ver el siguiente webinar:
En Pragma quisimos conocer cómo están enfrentando algunas de las principales organizaciones del país este reto y cuáles han sido las claves para poder continuar con sus operaciones desde casa.
Ciudad del Saber,
Edificio #104, Clayton, Ancón.
Panamá.
