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Guía RPA: conoce la solución robótica para automatizar procesos

En era de la automatización, las máquinas y los humanos trabajan en conjunto para beneficio de las empresas.

Guía RPA: conoce la solución robótica para automatizar procesos


Estamos viviendo la cuarta revolución industrial, una era donde nos encontramos con enormes oportunidades, pero también con muchas dudas porque el mundo laboral está cambiando, cada vez nos encontramos con más robots haciendo trabajos operativos y manuales. 

Si bien, muchas personas creen que la automatización reemplazará el trabajo de los humanos en el futuro, un estudio de McKinsey estima que para 2030, la inversión en tecnología podría crear hasta 50 millones de empleos en el mundo. De hecho, la automatización contribuye a mejorar la productividad tanto de los colaboradores como de las empresas. 

El análisis aclara que si bien vendrán oportunidades, la automatización causará que un número considerable de trabajadores sea desplazado y podrá agravar la brecha de empleo entre trabajadores calificados y no calificados.

No hay que esperar para reinventarnos, esta innovación no es del futuro, es de ahora. Por ello, los gobiernos deben velar para que cambie la educación y los modelos de entrenamiento de los profesionales, quienes deberán adaptarse a la transformación digital y trabajar en conjunto con los robots para mejorar su desempeño, calidad y velocidad.

En esta era tomó fuerza la Automatización Robótica de Procesos (RPA por sus siglas en inglés), que ha adoptado el concepto de “trabajadores digitales” para automatizar tareas operativas. Pero cuando se utiliza el término robot, pensamos sólo en máquinas que caminan y realizan tareas para procesos industriales y olvidamos que la robótica también incluye procesos netamente informáticos, es decir, robots de software que mejoran la calidad de los procesos en las organizaciones.

La era de la automatización robótica 

La era de la cuarta revolución industrial ha traído consigo una nueva forma de hacer negocios por medio de la automatización y del intercambio de datos, donde las máquinas y los humanos trabajan en conjunto para el beneficio de las empresas. 

El futuro tecnológico nos conduce a trabajar de la mano con máquinas, tanto los robots de software que imitan las acciones humanas como los sistemas de inteligencia artificial (IA) que simulan la inteligencia humana.  Los robots de RPA son entrenados para especializarse en ciertas tareas y no para decisiones complejas, mientras que los de IA pueden incluso hacer predicciones.

La era de la automatización robótica 

Los avances en robótica, inteligencia artificial y aprendizaje automático (machine learning) están abriendo el camino hacia una nueva era de automatización, donde las máquinas equiparan o superan el desempeño humano en una gran gama de actividades laborales, incluyendo las que requieren competencias cognitivas. Así lo asegura un estudio de McKinsey .

En los últimos años, el mundo ha visto cómo poco a poco algunas de las tareas que hacen los humanos, han pasado a ser realizadas por robots; con el beneficio de aumentar la productividad, reducir los gastos y el error humano. Lo cual impacta por completo la forma de trabajar de las organizaciones.

Las personas que están más inmersas en el mundo de la transformación digital y conocen las bondades de la automatización robótica, saben que debemos reinventar los roles y aumentar las capacidades para poder estar en equipos de trabajo con robots. Si le entregamos las tareas repetitivas y operativas a los robots, podremos concentrarnos en tareas más complejas que requieren de mayor estrategia para enfocarnos más en hacer negocios y lograr los objetivos. 

Camilo Macías, experto en automatización de procesos de Pragma, explica que las personas se aburren de los trabajos operativos porque están viviendo un cambio de mentalidad, para pasar a una evolución, tener más tiempo libre con su familia y poder capacitarse. “En el futuro, tendremos un cambio tan grande que todo el mundo tendrá que adaptarse, veremos si las personas soportan este cambio, o no. Sobrevive el que mejor se adapte”, advierte. 

En el futuro tendremos un cambio tan grande que todo el mundo tendrá que adaptarse, veremos si las personas soportan este cambio, o no. Sobrevive el que mejor se adapte": Camilo Macías.

Quien sea capaz de adaptarse, tendrá más tiempo libre para capacitarse e innovar, para hacer mejores negocios y ejecutar retos más grandes; mientras que los robots que no piensan, están hechos para lo manual y operativo.

En la cuarta revolución industrial, la aplicación de la robótica nos ayudará en la eficiencia de múltiples procesos de las organizaciones y en muchas de las actividades cotidianas.

Qué es automatización robótica de procesos 

Cada que pensamos en un robot, pensamos en los industriales y androides, pero un robot es cualquier proceso u objeto que pueda desempeñarse sin intervención humana, es decir de manera automática. 

En esta era digital tomó fuerza el término automatización robótica de procesos, en inglés, Robotic Process Automation (RPA), un conjunto de tecnologías para la automatización de procesos de negocio que simula o replica las acciones de un ser humano interactuando con la interfaz gráfica de usuario de un sistema. 

Un robot RPA es un software especializado en realizar actividades repetitivas que ejecuta un humano en su estación de trabajo. Por ello, puede conectarse a base de datos, utilizando APIs o servicios web, hacer un registro en una base de datos del cliente para realizar analytics, BI o para Big Data. Este es un modelo de automatización sobre procesos netamente informáticos, que mejoran la calidad, reducen los costos, el tiempo y los errores. 

Automatización robótica de procesos se refiere a una tecnología que permite imitar acciones de una persona en un sistema informático, por ejemplo, autenticar una aplicación, mover archivos y carpetas, leer y escribir en bases de datos; extraer contenido de documentos, imágenes, páginas web, e interactuar con correos electrónicos, copiar y pegar información; así como realizar cargos, entre muchas otras acciones. 

Qué es automatización robótica de procesos

Javier Mesa, ingeniero informático y arquitecto de Software de Pragma, explica que muchas personas piensan que los robots de RPA son macros o scripts.Si bien los tres conceptos tienen mucha relación, la diferencia está en el alcance y la complejidad de cada tarea que se quiere automatizar. Las macros y los scripts se utilizan para tareas sencillas; mientras los robots para tareas complejas, o incluso, para automatizar la ejecución de los scripts y las macros”, precisa.

“Un robot puede acumular conocimiento de los procedimientos a lo largo del tiempo, lo que una macro no puede hacer. Ese conocimiento se almacena para uso futuro no solo por el propio robot. Eso hace que los robots sean ideales para una variedad de tareas más sofisticadas, como el monitoreo de aplicaciones heredadas y la automatización de procesos de negocios”, resalta. 

Inteligencia artificial y RPA

Muchas personas tienden a confundir el término Robotic Process Automation con Inteligencia artificial (IA), creen que son lo mismo, pero no. Si bien, algunas veces  la inteligencia artificial utiliza algunas técnicas RPA, no significa que sean la misma cosa. La diferencia radica en que RPA automatiza tareas sencillas y repetitivas, basadas en reglas; mientras que inteligencia artificial hace que las máquinas tomen decisiones relevantes y simulan el pensamiento y aprendizaje de los humanos.

Cuando hay poco nivel de análisis, el robot sigue reglas de negocio y cuando tenemos procesos con mucho nivel de análisis, se utiliza automatización con inteligencia artificial (capacidades cognitivas) y modelos predictivos, para que el robot aprenda. Así lo explica Javier al agregar que no todo se puede automatizar con RPA. Por ello, a continuación, nos explica qué es viable de automatizar y qué no.

¿Qué procesos se pueden automatizar?

  • Altamente manuales y repetitivos, que nunca cambian la forma.
  • Alta predictibilidad.
  • Con propensión a errores y re-trabajo.
  • Basados en reglas de negocio.
  • Que se hacen en su mayoría digitalmente.

¿Qué no se puede automatizar con RPA ?

Por ahora.. 

  • Procesos en los que se toman muchas decisiones en su ejecución o son probabilísticos.
  • Que requieren insumos que no son digitales.
  • Que Requieren de dispositivos externos para su óptima ejecución.

¿Qué debe preguntarse una empresa antes de implementar RPA?

“Algunas organizaciones inician esfuerzos de ‘robotizar por robotizar’ simplemente por entrar en la moda de la automatización”, asegura Javier, quien al mismo tiempo, recomienda que para que no caigan en este tipo de errores, es necesario que antes de implementar la automatización robótica de procesos en las áreas de negocio, se realice una definición de la estrategia de RPA. Dicha estrategia ayuda a entender y cuantificar los beneficios de la puesta en ejecución de esta iniciativa de automatización con base en motivadores de negocio que representan mayor ventaja y rentabilidad. 

¿Qué debe preguntarse una empresa antes de implementar RPA?

A lo que se suma que la compañía debe buscar resolver las preguntas: ¿Por qué es valioso para la empresa una iniciativa RPA? ¿Para qué va a invertir en una iniciativa RPA? y ¿Cómo se va a organizar la empresa para comenzar con una iniciativa RPA? A continuación, Javier responde a cada una de estas preguntas:

¿Por qué es valioso para la empresa?

Definir el por qué ayuda a las compañías a tener una perspectiva de negocio, a identificar cuáles son las razones por las que quiere entrar en una iniciativa de RPA. Son muchos argumentos para que una organización implemente automatización robótica de procesos tales como: eficiencia operativa, aumento de calidad, ventaja competitiva y disminución de riesgos. 

  • Eficiencia operativa: un robot puede trabajar más tiempo y más rápido que un humano
  • Aumento de calidad: no hay errores en las tareas
  • Ventaja competitiva: la implementación de robots es mucho más rápida y sencilla que otro tipo de herramientas 
  • Disminución de riesgos: los robots pueden implementar una mayor trazabilidad de las actividades que realizan. 

¿Para qué hacer la inversión?

Esta pregunta debe tener un beneficio tangible o intangible que se va a perseguir con RPA, dependiendo de la razón o razones que se hayan elegido en el por qué. Estos beneficios pueden estar relacionados con una mayor agilidad empresarial, cumplimiento normativo o de gobierno. Todas estos beneficios, al final, tendrán que impactar directamente o indirectamente al retorno de la inversión (ROI), de la empresa. 

¿Cómo se debe organizar la empresa?

El cómo precisa las actividades que se trazarán para hacer la implementación de la iniciativa de RPA. Entre esas actividades, están las relacionadas con las pruebas de valor con las diferentes herramientas de automatización robótica de procesos para seleccionar  la que mejor se adecue a las necesidades económicas y funcionales de la organización.

Se define el equipo que se encargará de la implementación, si será outsourcing, in house o un equipo mixto para trabajar en el levantamiento, el diseño, análisis, desarrollo y evolución de los robots. Por último, y muy importante se debe establecer el modelo de gobierno para controlar los robots dentro de la organización, definiendo roles y responsabilidades para evitar que RPA  se vuelva un problema para la operación de TI materializando riesgos de seguridad o disponibilidad de sistemas de información legados.

¿Puede reemplazarnos un robot? Es una pregunta que día a día muchas personas se hacen y que preocupa, pero también debe ayudar a las emrpesas a reinventarse y ver las ventajas. Según los cálculos de PwC, el 45% de las actividades manuales en las empresas pueden automatizarse, con una notable mejora de su organización en reducción de gastos y aumento de eficiencia. Nuestros Pragmáticos  Javier Mesa y Camilo Macías hacen un análisis sobre el tema.

 

 

Beneficios de implementar RPA 

Implementar automatización con RPA trae muchos beneficios para las organizaciones tanto en la cultura organizacional como en el rendimiento y mejora continua de los procesos porque reducen tiempo y costos. Además brinda la facilidad de despliegue, así como con la velocidad y agilidad que le transmite a las empresas.

En cuanto a la cultura, los colaboradores contarán con más tiempo para capacitarse, tendrán crecimiento profesional, mejor ambiente laboral; asimismo tendrán más tiempo para compartir en familia y con amigos. 

El ingeniero explica que un robot reduce el error humano, que implica sobrecostos y pérdida de tiempo, lo que aumenta el nivel de calidad de las actividades; así como el rendimiento. A lo que se le suma que trabaja 24 / 7 los 365 días del año, lo que ayuda a ver el retorno de inversión mucho más rápido. 

Las organizaciones verán tantos beneficios, que implementarán robots en su tareas cotidianas para  optimizar sus procesos. En ese punto hay colaboración entre humanos y robots, cultura tecnológica en las áreas de la organización, mejora continua de los procesos, incremento del ROI y análisis a los resultados de los robots. 

Beneficios de implementar RPA

Entre tanto, el arquitecto Java y experto en RPA, Yeismer Espejo Bohórquez, explica que las organizaciones deben estar en capacidad de identificar los beneficios que obtendrán al emprender este esfuerzo y detalla las ventajas más importantes: 

1. Ahorro de tiempo

Las tareas manuales y repetitivas que consumen muchas horas de trabajo y la demora en la toma de decisiones por la falta de información son dos factores que pueden retrasar el trabajo en una organización. 

Por ello, se recomienda delegar a robots las tareas manuales que consumen más tiempo para que el equipo trabaje en nuevos desafíos y no desperdiciar energías en acciones repetitivas. La capacidad de tomar decisiones estratégicas impacta directamente en el negocio;  igualmente, eliminar la carga humana en estas tareas, nos permite ser más efectivos.

2. Reducción de costos

Cuando se disminuye el tiempo de las tareas repetitivas, pasando de horas a minutos, se reduce el número de personas dedicadas a tareas operativas . Este cambio permite que la organización ajuste el tamaño y función de sus equipos de trabajo, reduciendo el costo de la operación y reorientando el trabajo de las personas con actividades más estratégicas y menos operativas.

3. Creación de nuevos puestos de trabajo

La Automatización Robótica de Procesos le da la oportunidad a las empresas de re enfocar las tareas y asignaciones de sus empleados, de manera que inviertan menos tiempo en actividades repetitivas y más tiempo en actividades tácticas o estratégicas que generen mayor valor para la organización. Esto permite que se abran nuevos roles y funciones de negocio que permitan el crecimiento de los empleados.

4. Productividad

Los robots pueden trabajar en jornadas continuas y están diseñados para hacerlo de manera exacta, sin retrasos; aumentando la eficiencia operacional al reducir el tiempo actual de ejecución de las tareas y su precisión.

5. Analítica

Los sistemas de RPA fueron diseñados para crear una gran cantidad de datos de rendimiento. Sobre ellos se definen indicadores de negocio que luego se analizan para tomar decisiones estratégicas. Esta información se aprovecha para mejorar de forma continua el proceso de negocio que se está soportando y  para tener la información exacta sobre el aumento de la productividad con el ahorro del tiempo. 

La automatización Robótica de Procesos hace parte de los pilares de la automatización de negocio, acercando a las organizaciones cada vez más hacia la transformación digital de sus negocios.

En definitiva RPA es una aliada para las empresas que buscan innovar y asimilar los desafíos que las enfrentan por los cambios que nos trae la transformación digital y la agilidad que nos exige ese cambio; asimismo podremos enfrentar el reto de reinventarnos. 

Para saber más de RPA, no te pierdas la entrevista a Javier Mesa, experto en robótica de procesos de Pragma, quien nos brinda un contexto general sobre el tema. 

Descarga la guía sobre RPA y conoce la solución robótica para automatizar procesos