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Por Cristian Correa y Sebastián Henao - Mayo 30 de 2019

Automatización de recaudos de la ARL Sura

El sistema de la ARL Sura procesaba hasta 20.000 archivos al día. Información que se analizaba en 12 horas. Con la automatización, el proceso se redujo a 20 minutos. 

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ARL Sura es una empresa administradora de riesgos laborales. Cada mes procesa la información y los pagos que las empresas y los trabajadores independientes realizan para dar cobertura a sus empleados en caso de un accidente laboral.
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El reto

ARL Sura contaba con un sistema informático para realizar el procesamiento de la información de pagos de cada empresa y de trabajadores independientes. Este sistema lee una gran cantidad de archivos (archivos Pila que les entrega entidades encargadas de recolectar esta información) y los legaliza para saber qué empresa, qué afiliado y qué independiente cumplió con el pago del periodo sobre el cual se debe dar cobertura contra un accidente laboral.

La cantidad de archivos diarios que   analizaba el sistema era hasta de 20.000, con un tiempo de procesamiento promedio de 12 horas. En el proceso había mucha intervención humana para realizar tareas que podrían ser automatizadas, incluso en ocasiones el trabajo de un día se acumulaba.

Esto generaba demoras en los tiempos de procesamiento  y dificultaba la toma de decisiones al no contar con la información completa. Con esos números, el sistema no iba a ser capaz de soportar el crecimiento proyectado de la organización.

Problemas a resolver:

  • Altos tiempos de procesamiento
  • Bajo nivel de automatización
  • Obsolescencia tecnológica

Necesidad del negocio

  • Modernizar y automatizar la legalización del recaudo ARL SURA

Objetivos

  • Disminuir el 67 %  los tiempos de procesamiento,  de 12 a 4 horas, para procesar en el mismo día la información que ingresó.
  • Mejorar la eficacia operativa del proceso para reducir la intervención humana, direccionando este tipo de intervención a tareas de gestión y toma de decisiones que así lo ameriten.
  • Aumentar la trazabilidad de cada una de las etapas involucrados en el proceso, para minimizar los riesgos de fallas operativas y errores de negocio.

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¿Qué hicimos?

Se modernizó la plataforma de recaudos de ARL Sura, automatizando de punta a punta el proceso de recaudo, desde el cargue de información de los archivos pila, hasta la transformación, enrutamiento y distribución de dicha información hacia los sistemas y repositorios finales.

Para esto utilizamos modelos de programación encaminados a aprovechar de manera eficaz los recursos computacionales a disposición de ARL Sura con programación asíncrona, concurrente y no bloqueante. Además, empleamos una arquitectura flexible que permitiera escalar fácilmente la aplicación, así como reducir los ciclos de despliegue con el fin de poner en marcha los cambios que el negocio solicita en referencia a dar cumplimiento a reglamentaciones legales u oportunidades de mercado.

¿Cuáles fueron los resultados?

  • Reducir los tiempos de procesamiento de 12 horas a 20 minutos. Es decir el 97 %.
  • Liberar tiempo de los analistas de recaudo para asignarles otras tareas de valor.
  • Contar con información oportuna para medir el cumplimiento de las metas del negocio.
  • Capacidad para soportar el crecimiento proyectado de la organización.

 

era el tiempo de proceso de Información
Es el tiempo de proceso hoy
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